Angestellte verbringen täglich etwa eine halbe Stunde, um nach abgelegten Dokumenten zu suchen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimiert Prozesse und Workflows und führt zu einem effizienteren Arbeitsalltag. Erfahren Sie, wie Unternehmen von einer elektronischen Archivierung profitieren und wie Dokumentenmanagement funktioniert.

Was ist Dokumentenmanagement?

Das Dokumentenmanagement umfasst das Verwalten von elektronischen Dokumenten über eine Datenbank. Dies bezieht sich genauso auf die Digitalisierung von Dokumenten aus Papier in digitale Dokumente. Zum Management von digitalen Dokumenten zählen im engeren Sinne das Erstellen, Bearbeiten und die Archivierung. Auch die Suche nach elektronischen Dokumenten gehört dazu.

Der Vorteil eines digitalen Dokumentenmanagements besteht darin, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Mit einem DMS lassen sich Informationen wesentlich schneller finden und bearbeiten. In einer Software, dem Dokumentenmanagementsystem, werden alle Prozesse abgebildet, die für das Thema Dokumentenmanagement wichtig sind.

Die Zahl der DMS-Anbieter ist groß. Unter den Top-Anbietern finden sich beispielsweise SAP, Easy Software, d.velop oder DocuWare. Im Netz lassen sich Unternehmen, die Software für das Management von Dokumenten bereitstellen, mit einem DMS-Vergleich gegenüberstellen.

So funktioniert Dokumentenmanagement

Das Management von Dokumenten lässt sich in vier einzelne Prozesse unterteilen, die in einem DMS abgebildet werden und zur Anwendung kommen.

  1. Erfassung von analogen oder digitalen Dokumente
  2. Strukturierung der Informationen und Metadaten innerhalb des Systems
  3. Bearbeitung über ein individuelles Workflow-Management anhand definierter Parameter
  4. Archivierung erfolgt GoBD-konform und revisionssicher

Ein DMS speichert zunächst alle eingehenden Dokumente und hinterlegt dazu jeweils Metadaten in einem zentralen Archiv. Mithilfe von Metadaten wie Schlagwörtern oder Zeitangaben lassen sich die Dokumente in einem Managementsystem klassifizieren und später wiederfinden. Die Erfassung bezieht sich in einem DMS auf das systematisierte Archivieren in einer Ablage, die Basis für das DMS ist. Die strukturierten Informationen aus den Metadaten ermöglichen, die Dokumente in der Software schnell aufzufinden. Diese Funktion führt dazu, dass Geschäftsprozesse gerade in großen Unternehmen sehr viel effizienter werden. Das gilt jedoch auch für kleinere und mittelständische Unternehmen.

Das Dokumentenmanagementsystem benötigt für optimierte Geschäftsprozesse einmal eine zuverlässige Texterkennung und eine Volltextsuche. Die Bearbeitung der Dokumente und die Kommunikation zwischen den Abteilungen erfolgt vollständig elektronisch. Mit der Vergabe von individuellen Zugriffsrechten werden Informationen und elektronische Dokumente automatisch an berechtigte Mitarbeiter zugewiesen und freigegeben. Durch die revisionssichere Archivierung sind Dokumente schreibgeschützt abgelegt und gelten vor Behörden wie Papierdokumente.

Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

Die Zeit von Aktenordnern, die in großen Archivkellern herumstehen, ist vorbei. Im Zeitalter der Digitalisierung werden Dokumente zunehmend nur noch in modernen DMS verarbeitet und gespeichert. So entsteht ein digitales Archiv mit elektronischen Dokumenten, die sich speichern, verwalten und lokalisieren lassen.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) besteht aus verschiedenen Komponenten und Funktionalitäten.

Speicherung: Das Speichern von Informationen erfolgt über eine Software, die Inhalte zentral und GoBD-konform archiviert. Der Zugriff auf diese Inhalte ist abhängig von der IT-Infrastruktur auch über externe Geräte wie Drucker oder Scanner möglich.

Zugriffsrechte: Es bestehen individuelle Regeln für Zugriffsrechte innerhalb eines Unternehmens. Dies ist insbesondere bei personenbezogenen Daten und vertraulichen Dokumenten von Vorteil.

Indexierung: Für eine Rückverfolgung und das schnelle Aufrufen findet automatisch eine Indexierung der Dokumente statt. Dies geschieht beispielsweise durch die Zuweisung von bestimmten Tags.

Dokumente teilen: Dateien können über mehrere Geräte hinweg und durch unterschiedliche Personen bearbeitet werden. Dabei erfolgt eine automatische Versionisierung, sodass nicht mehrere Versionen entstehen.

Integration anderer Systeme: Um Geschäftsprozesse und Workflows weiter zu automatisieren, lassen sich weitere Software-Systeme mit einem Dokumentenmanagementsystem synchronisieren. Dazu zählen beispielsweise auch Cloud-Services wie TeamDrive.

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

Durch ein Dokumentenmanagementsystem profitieren die Mitarbeiter in einem Unternehmen insbesondere von folgenden Vorteilen:

  • leichtes Wiederfinden von digitalen Akten über Suchfunktionen
  • weniger Papierverbrauch und geringere Kosten
  • zeitgleiches Bearbeiten von Dokumenten mit mehreren Mitarbeitern
  • keine Doppelablage und intelligentes Versionsmanagement
  • Unterstützung beim Erstellen von Dokumenten (Textbausteine, Tabellen)
  • vereinfachte und automatisierte Geschäftsprozesse
  • Gewährleistung von Informationssicherheit durch Zugriffsrechte
  • einzelne Arbeitsschritte werden protokolliert

Wo kommen Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz?

Dokumentenmanagementsysteme kommen vermehrt bei größeren Unternehmen im Dienstleistungsbereich zum Einsatz. Genauso nutzen auch KMU die Vorteile eines DMS. Software für das Dokumentenmanagement ist zudem bei Unternehmen etabliert, die im Personalwesen, Finanzwesen oder Rechnungswesen tätig sind. Auch für Firmen, bei denen Vertriebsmaßnahmen und Marketing eine große Rolle spielen, lohnt sich ein Managementsystem für Dokumente.

Innerhalb einer Organisation profitieren mehrere Abteilungen oder Verantwortliche von der Arbeit mit einem DMS. Personalleiter und HR-Manager können mit einer DMS-Software ihre Suchprozesse nach neuen Angestellten verbessern. Die Software unterstützt Abteilungen auch dabei, das Onboarding von neuen Kolleginnen und Kollegen durch den Versand automatischer E-Mails zu optimieren.

Effizienz entsteht mit einem DMS auch in der Buchhaltung eines Unternehmens. Das DM-System weist automatisch Rechnungen oder Dokumente zu, zeichnet Transaktionen in Geschäftsprozessen auf und speichert sie ab. Das wirkt sich zusätzlich positiv auf den Prozess der Finanzprüfung aus. Höhere Flexibilität kann im Vertrieb und Marketing den Workflow der Teams erleichtern, weil Materialien im digitalen Archiv jederzeit abrufbar sind.

Das passende Dokumentenmanagementsystem finden

Bevor im Unternehmen die Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem fällt, ist zuvor eine Analyse des aktuellen Zustandes wichtig. Dies geschieht, indem die folgenden Fragen beantwortet werden:

  • Mit welchen Dokumenten arbeiten Sie in Ihrer Firma?
  • Welche Verarbeitungs- und Speicherprozesse finden momentan statt?
  • Wo sehen Sie den größten Optimierungsbedarf?

Die Antworten helfen, die Ziele für das Dokumentenmanagement zu definieren und zu priorisieren, welche Aufgaben ein DMS übernehmen soll. Eine bedeutende Rolle spielt auch, wie ein System für das Dokumentenmanagement im Unternehmen eingeführt werden kann. Welcher Zeitraum ist geplant? Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung, um das System einzuführen? Es ist zu empfehlen, sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfahrene IT-Administratoren an die Seite zu holen.

Die Anbieter von DMS stellen häufig Pakete bereit, die auch Hilfe beim Installieren und Support mit beinhalten. Scheuen Sie hier keine Kosten, denn Erfahrung hilft dabei, ein DMS problemlos in laufende Geschäftsprozesse zu integrieren.

Wer Anbieter von Software für das Dokumentenmanagement vergleicht, wird feststellen, dass sich die Tools nur marginal unterscheiden. Trotzdem lassen sich Kriterien ermitteln, die maßgebend für eine Entscheidung sein sollten. So sollte die Software des DMS diese Merkmale aufweisen:

  • einfacher Aufbau der Anwendung
  • cloudbasiertes Angebot
  • simple Integration anderer Anwendungen wie E-Mail-Systeme
  • gute Referenzen des Anbieters
  • Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit

Bestimmte Dokumente, die in einem DMS gespeichert werden, unterliegen gesetzlichen Anforderungen. Dazu gehören Rechnungen, Personendaten oder juristische Akten. Das Speichern solcher Informationen muss daher immer der DSGVO entsprechen und GoBD-konform geschehen.

Cloud-Lösungen und Dokumentenmanagement als Einheit

Clouds und Systeme für das Dokumentenmanagement gelten als zwei untrennbare Bausteine. Für ein effizientes Management von Dokumenten ist Cloud Computing eine unverzichtbare Grundlage. Vorteile einer Cloud-Lösung sind der minimale Aufwand für die Wartung und die einfache Integration in ein bestehendes System. Ein anderer Aspekt, der für das Zusammenspiel von Cloud und DMS spricht, ist die Option des individuellen Skalierens. Dadurch profitieren Anwender von maximaler Flexibilität und einer hohen Kosteneffizienz.

TeamDrive bietet sich als Cloud-Anwendung an, um ein persönliches System zur Dokumentenverwaltung aufzubauen. Die Cloud-Lösung gewährleistet Datenaustausch über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ermöglicht die zertifizierte Datenspeicherung nach den Vorgaben der DSGVO.

Darüber hinaus ermöglicht TeamDrive durch unveränderbares Speichern der Daten in der Cloud und dem Definieren von Aufbewahrungsfristen eine GoBD-konforme Archivierung. Das System schützt außerdem vor Datenverlust, beispielsweise durch Ransomware. Unternehmen können dadurch Rechnungen und Geschäftsvorfälle nach den Anforderungen des Finanzamtes archivieren.

Zusätzlich stehen sichere Datenräume und der Zugriff auf eine Serversoftware bereit, mit deren Hilfe die Nutzer im Team, mit externen Kunden oder remote arbeiten können. Die modulare Architektur des Cloud-Systems macht TeamDrive einzigartig, weil nur die Komponenten gebucht werden können, die tatsächlich für Ihr Unternehmen relevant sind.