Papier ist ein fester Bestandteil im Alltag der Büroarbeit. Im Zuge von Digitalisierung und New Work-Arbeitsmodellen rückt jedoch das papierlose Büro stärker in den Mittelpunkt. Das Konzept des papierlosen Büros setzt auf digitale Prozesse und ist nicht nur etwas für IT-Unternehmen. Ein papierloser Workflow steigert die Effizienz, verringert den Papierverbrauch, stärkt den Umweltschutz und spart Kosten sowie Zeit. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Ihr Unternehmen den digitalen Umstieg schafft.
Schritt für Schritt zum papierlosen Büro
Im Büroalltag beschäftigen sich Mitarbeiter täglich mit unzähligen Dokumenten und Aktenordnern. Nur wenige Firmen arbeiten bisher komplett ohne Papier. Doch die Digitalisierung schreitet voran und so wird auch das papierlose Büro für Unternehmen immer interessanter. Wer allerdings bisher noch gänzlich mit Papier hantiert und überlegt, die Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten in digitalen Ordnern vollständig über ein Tool oder eine Software abzubilden, steht vor einer großen Herausforderung. Experten empfehlen in diesem Fall, die digitale Transformation in ein papierloses Büro schrittweise anzugehen.
Im ersten Schritt ist die Umstellung der Arbeit mit ausschließlich Papier in ein papierarmes Büro die realistische Zielsetzung. Denn die Hürden für den Übergang zu komplett papierlosen Dokumenten und Ordnern sind abhängig von der Größe der Firma teilweise enorm. Wenn daher in einer ersten Stufe der Veränderung zunächst einmal weniger Papier verwendet wird und die Umstellung der Arbeit gelingt, ist das schon ein großer Erfolg. Die Mitarbeiter können durch den Fokus auf digitale Prozesse im Büro bereits Erfahrungen sammeln und eine Routine aufbauen, die ihnen später hilft, auch den letzten Schritt zum papierlosen Büro mitzugehen.
Die Anwendung von Software in digitalen Arbeitsprozessen und die Abkehr von Papier ist nicht nur eine Frage der Rahmenbedingungen im Unternehmen, sondern oft auch eine Frage des Glaubens. Das Vertrauen wächst also hauptsächlich dann, wenn nicht von heute auf morgen im Büro alles papierlos erledigt wird, sondern die Funktionsfähigkeit des papierminimierten Büros unter Beweis gestellt wird. Denn trotz der immensen Herausforderungen bringt ein papierloses Büro viele Vorteile mit sich, die wir Ihnen folgend gern etwas näher erläutern möchten.
Das sind die Vorteile im Büro ohne Papier
Was früher eher als kühne Vision galt, ist heute in einer digitalisierten und modernen Arbeitswelt zur Realität geworden. Remote arbeiten wegen Corona oder flexible Arbeitszeiten lassen Unternehmen umdenken. Immer mehr Firmen führen deshalb digitale Lösungen in ihre Arbeitsstruktur ein oder setzen auf einen digitalen Workflow. Davon profitieren jedoch längst nicht mehr nur Teilbereiche einer Firma wie die Buchhaltung. Digitalisierung ist mittlerweile mehr als das gewohnte Scannen von Dokumenten und das elektronische Archivieren.
Viele Unternehmen sind allerdings noch sehr weit weg vom komplett papierlosen Büro. Positiv ist, dass viele Betriebe bereits Schritt für Schritt die Digitalisierung in Angriff nehmen, wenn auch nur in Teilbereichen. Die Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten in einer Software oder einer passenden Cloud-Lösung sind bereits gewohnte Tätigkeiten in einem Büro. Und das hat einen guten Grund, denn das papierlose Büro bringt sehr viele Vorteile mit sich, wie die folgende Liste aufzeigt:
Herausforderungen für das papierlose Büro
Das papierlose Büro ist vor allem im ersten Schritt der Einführung eine große Herausforderung, weil in den meisten Fällen zunächst unzählige Aktenordner mit noch mehr Dokumenten erfasst und verarbeitet werden müssen. Wer etwa mehrere tausend Dokumente zu scannen hat und sie dann in einer sinnvollen Ordnerstruktur digital als Datei in einem Archiv verfügbar machen muss, braucht einen sehr guten Workflow. Denn eine Transformation zum papierlosen Büro läuft nicht losgelöst vom eigentlichen Tagesgeschäft, sondern muss parallel umgesetzt werden.
In erster Linie ist es wichtig, alle zuständigen Abteilungen und Mitarbeiter bei diesem Thema frühzeitig einzubinden, wenn die Absicht besteht, das papierlose Büro einzuführen. Eine gemeinsame Diskussion bringt hilfreiche Hinweise für den Änderungsprozess hervor und jede Rückmeldung aus der Praxis im Vorfeld verhindert später unnötigen Ärger, weil irgendetwas vergessen wurde und dadurch Arbeitsprozesse negativ beeinträchtigt werden. Es sind nämlich hauptsächlich Mitarbeiter, die das papierlose Büro verstehen, umsetzen und letztendlich bei der Arbeit anwenden und leben müssen. Sonst verpuffen die erhofften Vorteile schnell und Frust macht sich breit.
Zum papierlosen Büro gehört auf jeden Fall auch eine ausgeklügelte Backup-Strategie. Dieses Thema hat eine enorme Bedeutung und darf nicht unter den Tisch fallen. Denn das Erstellen von digitalen Dokumenten und das Speichern als Datei in einer Ordnerstruktur ist nur dann nachhaltig, wenn die Inhalte durch ein Backup gesichert sind. Wer elektronisch arbeitet, muss immer damit rechnen, dass eine IT-Infrastruktur oder auch der einzelne Laptop ausfallen. Im schlimmsten Fall ist der Zugriff auf Unterlagen nicht mehr möglich oder Daten gehen unwiederbringlich verloren. Wird in regelmäßigen Abständen idealerweise automatisch ein Backup erstellt, kann die IT-Abteilung bei Problemen auf die Datenspeicherung zugreifen und Ordner sowie Dokumente wieder verfügbar machen.
Speicherung von Daten in einer zentralen Cloud
Voraussetzung ist allerdings, dass auch für das Speichern von Dokumenten ein standardisiertes Konzept im Unternehmen existiert. Alle Beschäftigte der Firma sind daran gebunden und müssen ihre erstellten Inhalte in einer Cloud ablegen. Das Speichern in einem lokalen Ordner auf dem Laptop birgt die Gefahr, dass bei Ausfall der Technik oder Abwesenheit des Mitarbeiters kein Zugriff auf die Datei besteht. Kollegen müssen dann im Zweifel erst wieder ein neues Angebot oder eine Rechnung schreiben.
Mit einem Cloud-Dienst werden stattdessen Daten in eine zentrale digitale Ablage übertragen. Ein Tool wie TeamDrive bietet umfangreiche Funktionen für ein effizientes Dokumentenmanagement. Eine gute Software-Lösung umfasst Module zur Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Die Ordnerstrukturen werden individuell erstellt und gepflegt. Büroangestellte brauchen dadurch nie wieder schwere Aktenordner tragen oder zu viel Zeit bei der Suche aufbringen. Im Gegenteil: Der Zugriff auf die in der Cloud gespeicherten Daten ist grundsätzlich von jedem mobilen Gerät und völlig unabhängig vom Aufenthaltsort möglich. Dank Synchronisierung liegt immer die aktuelle Version der Dokumente bereit. Das ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen auf Inhalte zugreifen, um kollaborativ arbeiten zu können. Die daraus entstehenden Vorteile wie flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice oder Gleitzeit verbessern die Produktivität, Flexibilität und auch die Zufriedenheit der Arbeitnehmer.
Alltagsaufgaben im Büro papierlos erledigen
Unternehmen sind gut beraten, gemeinsam mit Mitarbeitern im Vorfeld eine geplante papierlose Zusammenarbeit zu erörtern, Informationen auszutauschen und eine Umsetzung zu prüfen. Das papierlose Büro verbessert die Atmosphäre am Arbeitsplatz und sorgt somit für ein angenehmes Betriebsklima. In der Folge wirkt sich das indirekt auf die Work-Life-Balance aus. Die Zusammenarbeit im Team, insbesondere an verschiedenen Firmenstandorten, gestaltet sich papierlos wesentlich einfacher. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen greifen gleichzeitig auf dieselben digitalen Dokumente zu. Durch das papierlose Büro werden vorwiegend vor allem alltägliche Prozesse und routinierte Abläufe neugestaltet und automatisiert. Das hilft dabei, effiziente Geschäftsprozesse zu erzielen.
Durch die Arbeit mit Tools, dazu gehören etwa eine Projektmanagement-Software, Cloud-Systeme oder schon ein simpler digitaler Kalender, entstehen strukturierte Abläufe im Arbeitsalltag für das ganze Team. Und ganz nebenbei bleibt dank digitaler Notizen und digitalen To-Do-Listen statt den bisher gewohnten handschriftlichen Notiz ein aufgeräumter Schreibtisch zurück.
Papierloses Arbeiten existiert bereits in vielen Unternehmen. Eine weit verbreitete Form ist etwa die mobile Zeiterfassung. Sie hat die altmodische Stempelkarte oder Stechuhr abgelöst. Bei der digitalen Variante kommen Lösungen wie digitalisierte Stundenzettel oder Apps zur Erfassung der Arbeitszeit zum Einsatz. Die Aufzeichnungen werden später manuell oder automatisch in einem Cloud-Speicher in digitalisierter Form als Datei abgelegt, damit andere zuständige Abteilungen im Bedarfsfall darauf zurückgreifen können.
Welche Ausstattung benötigt ein papierloses Büro?
In den meisten großen und kleinen Unternehmen arbeiten Beschäftigte heute am Computer und nutzen moderne Software für die Buchhaltung und E-Mail-Programme für die interne sowie externe Geschäftskommunikation. Die Digitalisierung ist in den Büros angekommen. Um jedoch von den Vorteilen der papierlosen Zusammenarbeit in der Praxis zu profitieren, reichen Drucker oder Scanner als Hardware längst nicht mehr aus. Zwar können Scanner alle Dokumente digitalisieren, doch für die professionelle Erfassung, Sortierung und Ablage von digitalen Dateien genügt die Ordnerstruktur auf einer externen Festplatte aus verschiedenen Gründen nicht mehr.
Um Unterlagen papierlos, sachgerecht und mit einem nachhaltige Nutzen in einer Ablage zu sichern, ist ein Programm zum Management von Dateien im Zusammenspiel mit einer Cloud die wesentlich bessere Variante. Darüber hinaus übernimmt die Software gleich auch die E-Mail-Archivierung mit. Durch das papierlose Büro entstehen nur dann Vorteile bei der Arbeit, wenn nach dem Scannen alle Schritte von der Erfassung bis zur Speicherung in der Cloud-Lösung automatisiert verlaufen. Ohne einen zusätzlichen Aufwand oder Arbeitsschritt landen gescannte Dokumente in einem durchdachten digitalen System direkt im richtigen Ordner.
Eine strukturierte Sortierung und die Archivierung mit System schaffen nicht nur mehr Übersicht, sie erweisen sich später, wenn auf digitalisierte Dateien wieder zugegriffen wird, als großer Vorteil. Eine digitale Ablage, etwa in Form eines Cloud-Dienstes mit einer klaren Ordnerstruktur, ist das Herzstück im papierlosen Büro und erleichtert die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Diese Option der Speicherung von Informationen in einer digitaler Form, zum Beispiel als PDF-Datei, verringert den Zeitaufwand deutlich beim Suchen nach diesen Informationen.
TeamDrive eignet sich sehr gut, um Dokumente und Dateien zu speichern. Der Online-Dienst basiert auf Cloud Services und arbeitet plattformübergreifend. Sämtliche Daten können sicher synchronisiert und geteilt werden. Zudem erstellt TeamDrive automatisch ein Backup, damit digitale Inhalte nicht verloren gehen. Ebenso bleibt die Privatsphäre mit höchster Datensicherheit mittels durchgängiger Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewahrt.
Fristen zur Aufbewahrung von digitalen Dokumenten
Das digitale Büro ist erfolgreich im Unternehmen implementiert und alle Dokumente liegen als Datei im digitalen Archiv. Der Aufwand hat sich garantiert gelohnt, doch bevor nun alle Aktenordner und viel Papier einfach so in der Ablage verschwinden oder in den Schredder wandern, sind einige Punkte unbedingt noch zu beachten. Denn mit der Digitalisierung von Papier ist es nicht getan. Es existieren gesetzliche Bestimmungen, die genau vorschreiben, welche Dokumente und Unterlagen in welcher Form aufbewahrt werden müssen. Falls es zu einer Prüfung kommt, sind trotz Digitalisierung auch Dokumente in Papierform oder im Original bereitzuhalten.
Das Handelsgesetzbuch schreibt im § 257 etwa die Aufbewahrung von Kontoauszügen für zehn Jahre vor, abhängig davon, in welcher Form die Nachweise im Unternehmen eintreffen. Wenn beispielsweise die Bank elektronische Auszüge bereitstellt, müssen diese als digitale Datei abgelegt werden. Ein am Automat ausgedruckter Beleg der Kontoumsätze kann zwar mit einem Scanner digitalisiert und im System archiviert werden, muss jedoch parallel dazu auch in der originalen Papierform im Aktenordner verbleiben.
Diese rechtlichen Aspekte gelten grundsätzlich auch für Rechnungen und Dokumente, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen. Im Normalfall nimmt heute auch das Finanzamt digitale Dateien entgegen. Vor Gericht sind ebenfalls per Scanner digitalisierte Unterlagen anerkannt, wenn sie die strengen Vorschriften des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und des Bundesministerium der Finanzen erfüllen. Diese Anforderungen verhindern, dass eingescannte Dokumente gefälscht oder digitale Belege manipuliert werden.
TeamDrive unterstützt als Software den Prozess zur Einführung eines papierlosen Büros und bietet für den täglichen Workflow zahlreiche Möglichkeiten.
