Der digitale Wandel hat die Verarbeitung von Daten revolutioniert. Täglich tauschen Nutzer große Datenmengen in E-Mails oder Clouds aus. Wir zeigen, unter welchen Bedingungen ein sicherer Datenaustausch funktioniert.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Definition und Bedeutung des sicheren Datenaustauschs: Sicherer Datenaustausch umfasst den geschützten Transfer von Informationen zwischen Sender und Empfänger, wobei Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität gewährleistet sind. Dies ist entscheidend, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff und Manipulation zu schützen.
  • Entwicklung und Herausforderungen: Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung haben sich die Methoden des Datenaustauschs weiterentwickelt, was jedoch auch zu neuen Sicherheitsrisiken geführt hat. Daher sind fortschrittliche Verschlüsselungsverfahren und Sicherheitsprotokolle unerlässlich, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
  • Formate und Technologien für sicheren Datenaustausch: Moderne Lösungen wie TeamDrive bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ermöglichen den sicheren Austausch von Daten über verschiedene Plattformen hinweg. Solche Technologien stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Informationen haben und unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.

Was ist Datenaustausch?

Datenaustausch ist die wechselseitige Übermittlung von Informationen zwischen Personen und Geräten. Dazu gehören das Versenden von Dokumenten oder Fotos. Datenaustausch findet zunehmend in elektronischer Form statt. Der Begriff stammt aus dem Bereich der Datenverarbeitung. Der Austausch von Daten ist ein Teil der Datenverarbeitung und standardisiert. Das bedeutet, dass bestimmte Maßstäbe definiert sind und Formate zur Anwendung kommen. Diese Standards dienen dazu, den Datenaustausch weltweit effizient und einheitlich zu gestalten.

Andernfalls käme es dazu, dass in einem Unternehmen verschiedene Textformate existieren, die miteinander nicht kompatibel sind. Kollegen würden verzweifeln, weil so kein effizienter Datenaustausch möglich ist. Aus diesem Grund entwickelten sich genormte Austauschformate.

Die systematische Verarbeitung von Daten fördert eine vernetzte Welt. Das gilt für die Wirtschaft, den Handel oder das Gesundheitswesen. Zu beachten ist, dass eine begriffliche Abgrenzung zur Datenübertragung oder zum Datentransfer besteht. Diese Bezeichnungen beziehen sich auf die Technologie, mit der eine Information vom Sender zum Empfänger gelangt.

Wie funktioniert sicherer Datenaustausch?

Die Frage lässt sich abändern in: Wie funktioniert das Internet? Im Netz tauschen Nutzer auf der ganzen Welt eine Menge an Daten aus, die sich kaum noch erfassen lassen. Das World Wide Web besteht aus einzelnen Netzwerken. Über Router und Glasfaserkabeln kommunizieren diese Netzwerke miteinander. Wenn Sie eine Internet-Adresse in den Browser eingeben, erhält ihr Computer eine IP-Adresse, um sich mit einem Server zu verbinden. Die IP-Adresse ist wie eine Anschrift im Web. Sie ermöglicht es, andere Rechner zu finden und den Austausch von Daten sicherzustellen.

Das Internetprotokoll „Hypertext Transfer Protocol Secure“ (HTTPS) vereinfacht den Datenaustausch zwischen Computern. Es sorgt für einen sicheren Datenaustausch. Ähnlich funktioniert das Prinzip für den Austausch von Informationen innerhalb eines Netzwerkes. Dort sind Protokolle mit Regeln hinterlegt. Sie bestimmen den Datentyp, den Transport, das Ziel und die Größe von Datenpaketen. Das Einrichten einer digitalen Adresse ermöglicht die Kommunikation im Netzwerk.

Ein sicherer Datenaustausch benötigt in jedem Fall eine Verschlüsselung. TeamDrive als Cloud-Anbieter bietet zu diesem wichtigen Aspekt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Physischer und elektronischer Datenaustausch

Der physische Datenaustausch existiert nach wie vor, denn viele Unternehmen arbeiten noch nicht im papierlosen Büro. Sie senden Angebote oder Lieferscheine mit dem guten alten Faxgerät. Im Alltag nutzen wir oft noch portable Datenträger wie USB-Sticks, um Daten mit Freunden auszutauschen. Auch die Übergabe eines Geschäftsbriefes per Hand an den Kollegen ist ein physischer Datenaustausch.

Die elektronische Datenübermittlung ist jedoch inzwischen ebenfalls weit verbreitet. Die Abkürzung EDI steht für den englischen Begriff Electronic Data Interchange. Dazu zählen die Übertragung von elektronischen Informationen zwischen Menschen oder die Übertragung von Daten von Maschine zu Maschine.

Weitere Teilbereiche der elektronischen Datenübermittlung sind die Abwicklung von Online-Prozessen im E-Commerce oder die digitale Kommunikation von IT-Systemen.

Ein Blick auf die Geschichte des Datenaustausches

1837 gab der Amerikaner Samuel Morse den Startschuss, um Daten elektronisch zu übermitteln. Er erfand den Telegrafen mit Morsezeichen. In codierter Form konnten Nachrichten seitdem große Distanzen überwinden.

Kurze Zeit danach, im Jahr 1843, entwickelte der Schotte Alexander Bain einen Telegrafen mit Kopierfunktion. Damit verschickte er Notizen und Zeichnungen ebenfalls elektronisch. Haben Sie eine Idee, welche Technologie sich daraus entwickelte? Sein Gerät war der Vorläufer des Faxgerätes. 1928 gelang es, erstmals ein Fax über Funk über den Atlantik zu übertragen.

Als Meilenstein für den Datenaustausch ist die Geburtsstunde des Internets im Jahr 1969 zu sehen. Am 10. Dezember vor mehr als 50 Jahren tauschten Nutzer an vier Universitäten in den USA die ersten Daten miteinander aus. Mit dem Einzug sozialer Netzwerke, Plattformen und Messenger wie Facebook, WhatsApp oder YouTube nahm der Datenaustausch noch einmal Fahrt auf.

Online-Datenaustausch in der Gegenwart

In der Gegenwart erhalten Endgeräte zum Datenaustausch bessere Prozessoren. Schnelles Internet sorgt für hohe Übertragungsraten. Der Austausch von Daten erfolgt in Echtzeit. Menschen und Maschinen vernetzen sich über mehrere Schnittstellen miteinander. Das wirkt sich auf den Datenaustausch aus, der sich im Gleichschritt verbessert.

Cloud Computing nimmt im privaten und beruflichen Umfeld eine wachsende Bedeutung ein. Das Speichern und Verwalten von Daten in Clouds gehört zur alltägliche Arbeit. Inhalte aus der Cloud lassen sich rund um die Uhr unabhängig vom Standort abrufen und mit anderen Nutzen austauschen. Es existieren mittlerweile viele Plattformen für den Datenaustausch. TeamDrive gehört hinsichtlich der Sicherheit zu den zuverlässigsten Cloud-Diensten. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung macht einen sicheren Datenaustausch möglich.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland macht einen sicheren elektronischen Datenaustausch ebenfalls unverzichtbar. Um den Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Übertragungsprozesse auf zuverlässige und GoBD-konforme Formate umstellen. Ein durchgängiger Schutz der sensiblen Daten ist dabei essenziell, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung voll auszuschöpfen.

Datenaustauschformate

Zur Erstellung von Daten nutzen wir definierte Formate. Sie sind weltweit Standard. Jeder Nutzer erhält die Möglichkeit, die Dateien auf seinem Endgerät zu betrachten oder zu bearbeiten. Dokumente, Fotos oder Musikdaten haben jeweils ihr eigenes Datenformat. Viele davon sind uns durch die tägliche Arbeit geläufig. Das weit verbreitete kompatible Dateiformat ist das Portable Document Format (PDF). Das transportable Dokumentenformat wurde 1993 entwickelt. Viele Austauschformate funktionieren auf mehreren Betriebssystemen. Relevant ist diese Eigenschaft für kollaboratives Arbeiten in Unternehmen.

Überblick der gängigen Formate zum Datenaustausch

  • Textdateien: txt, doc
  • Tabellenkalkulation: csv
  • Präsentationen: ppt
  • Bilddateien: jpg, tiff, png
  • Web-Dateien: html
  • Vektordateien: svg, psd, ai
  • CAD-Systeme: dxf
  • Musik: mp3
  • Videos: mpg, mp4

Der GKV-Datenaustausch im Gesundheitswesen

In Zeiten von Corona ist es wichtig, dass Krankenhäuser, Krankenkassen, Arbeitgeber und Leistungserbringer nahtlos miteinander kommunizieren. Speziell für die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) gelten besondere Regeln, um Daten zu übermitteln. Der Gesetzgeber verabschiedete 1992 ein Gesetz im fünften Sozialgesetzbuch (SGB V). Es verpflichtet die Kassen, Abrechnungen ausschließlich elektronisch vorzunehmen. Diese Vorgabe gilt, um Patientendaten sicher erfassen und verarbeiten zu können sowie Leistungen zu vergüten.

Unbegrenzter und sicherer Datenaustausch mit TeamDrive

Beim Versand von Daten per E-Mail stößt die Software oftmals an Grenzen, wenn die Datei zu groß ist. Als Alternative bietet sich zum Versenden von höheren Datenmengen eine sichere Cloud-Lösung an. Mit unserem Plugin TeamDrive Outlook Add-In können Sie E-Mail-Anhänge ohne Einschränkung mit anderen Nutzern austauschen.

Ein weiteres Argument für TeamDrive als Cloud-Anbieter ist die Möglichkeit, alle Daten sicher auszutauschen. Eine umfassende und intelligente Verschlüsselung schützt gesendete Daten vor fremden Zugriffen. Zusätzlich erfolgt der Austausch nach strengen Richtlinien der DSGVO.