Clouds für Anwälte und Notare

Anwälte und Notare nutzen Clouds im Rahmen ihrer Arbeit. Aufgrund ihres Berufsstandes müssen sie jedoch auf einige Aspekte besonders achten. Wir zeigen, welche Vorteile eine Cloud für Anwälte und Notare mit sich bringt und was beim Cloud Computing im Rechtswesen beachtet werden muss.

Cloud Computing im Rechtswesen

In der Arbeitswelt wird Flexibilität und Mobilität immer wichtiger. Auch im Rechtswesen gilt Remote Work als Qualitätsmerkmal. Daher ist es wichtig, dass Kanzleien, in denen Anwälte und Notare arbeiten, jetzt in eine digitale IT-Infrastruktur investieren. Cloud-Lösungen bilden hier die Basis für digitales und dynamisches Arbeiten. Davon profitieren auch Mandanten und Kollegen.

Rechtsanwälte und Notare, die Cloud-Dienste für die Arbeit nutzen, müssen jedoch beachten, dass die Cloud bestimmte Anforderungen für Vertraulichkeit, Datensicherheit und Fristen zur revisionssicheren Archivierung erfüllt. Doch wie funktioniert cloudbasierte Technologie für Rechtsanwälte und Notare?

Im Normalfall stellen externe Cloud-Dienstleister wie TeamDrive den Kanzleien einen Service und virtuelle Dateiräume in der Cloud zur Verfügung. TeamDrive hostet auf Servern in Deutschland eine Cloud-Infrastruktur auf der Grundlage von Zero Knowledge. Dabei werden alle Daten vor der Speicherung in der Cloud verschlüsselt. Die Schlüssel bleiben in den Händen des Anwalts oder Notars sowie den Nutzern, denen eine Zugriffsberechtigung erteilt wurde. Sonst besitzt niemand, auch nicht TeamDrive als Cloud-Anbieter, zu keinem Zeitpunkt die Gelegenheit, gespeicherte Daten zu entschlüsseln und darin Einblick zu erhalten. Die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Cloud bietet somit die größtmögliche Sicherheit.

Sie eignet sich zum Speichern, Teilen und Archivieren von Schriftsätzen, Akten von Mandanten und weitere beliebigen Dateien. Um über eine Cloud eine Kanzlei-Software, eine Terminverwaltung oder einen E-Mail-Server zu betreiben, sind in der Cloud virtuelle Server nötig. Darauf laufen die gewünschten Anwendungen ab. Der Betrieb solcher Server erfordert aber auch eine sichere Infrastruktur mit verschlüsselten Zugängen über Virtual Private Networks (VPN). Außerdem gelten hohe Anforderungen an das Rechenzentrum, die Administratoren und die Firewall. Durch die Kombination einer solchen Infrastruktur mit virtuellen Servern erhöhen sich Sicherheit und Komfort für das Management von Dokumenten.

Anwendungsfälle einer Cloud für Rechtsanwälte und Notare

Wenn Anwälte und Notare eine Cloud nutzen, ist es nicht mehr notwendig, alle Akten zu einem Gerichtstermin oder anderen Verhandlungen mitzunehmen. Viele Kanzleien und Rechtsanwälte setzen bereits digitale Lösungen ein. Oftmals reicht es aus, ein Tablet mitzuführen, um auf alle wichtigen Daten zugreifen zu können. Durch eine Suchfunktion ist das Auffinden von bestimmten Dokumenten oder Informationen schnell möglich. Natürlich ist es nützlich, wenn für diese Form der Dokumentenablage ein technisches Verständnis existiert. Für den Arbeitsalltag von Anwälten und Notaren geben sich mit einer Cloud-Lösung folgende Vorteile.

Vorteile einer Cloud im Rechtswesen

Der Vorteil einer Cloud-Lösung besteht darin, dass die Kanzlei auf eigene Server verzichten kann. Sie spart dadurch Kosten für die Hardware und den Aufwand zum Administrieren für Absicherungen und Backups. TeamDrive bietet darüber hinaus ständige Sicherheitsupdates und weiterentwickelte Versionen an, die automatisch eingespielt werden. Das gilt auch für Backups und das Anlegen von Snapshots. Sie reduzieren das Risiko von Datenverlusten durch schädliche Ransomware oder technische Systemausfälle.

Anforderungen an eine Cloud-Lösung für Anwaltskanzleien und Notarbüros

Kanzleien brachten bisher meist Bedenken gegenüber der Datensicherheit mit, wenn es darum ging, Cloud-Lösungen einzusetzen. Auch die Rechtsgrundlage ließ Anwälte und Notare unsicher sein, ob eine Cloud-Anwendung für das Verarbeiten und Speichern von Informationen tatsächlich in Frage kommt. Diese Sorge ist nicht unberechtigt, denn viele Cloud-Anbieter können nicht gänzlich ausschließen, dass Daten an Dritte weitergegeben werden. Das gilt besonders für Cloud-Dienste wie Dropbox, Nextcloud, OneDrive oder die iCloud von Apple.

Eine sichere Alternative ist TeamDrive, wo Daten nicht nur verschlüsselt werden, sondern für Dritte und den Anbieter selbst niemals zugänglich sind. Über Benutzerrechte können Anwälte und Notare den Zugriff auf die Cloud eigenständig regeln, sodass nur diejenigen auf Inhalte in der Cloud zugreifen, die dazu berechtigt sind.

Seit 2017 ist die Inanspruchnahme von Cloud-Diensten für Rechtsanwälten rechtlich möglich. Es bestehen zwar nach wie vor Risiken durch Hacker und Cyber-Angriffe, doch die Gefahr lässt sich vorsorglich durch Maßnahmen deutlich reduzieren:

TeamDrive als Cloud-Dienst für Notare und Anwälte

Für die knapp 70.000 Mitglieder des Deutschen Anwaltsvereins (DAV) ist TeamDrive eine gute Speicherlösung in dezentralen Rechenzentren mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die genutzte Cloud-Infrastruktur befindet sich in Frankfurt und ist damit ausschließlich unter der Kontrolle von deutschen Betreibern. Somit entstehen keine Risiken im Vergleich zu Cloud-Diensten, die dem US- amerikanischen Cloud Act unterliegen. Darüber hinaus existieren ein mehrstufiges Sicherheitskonzept sowie räumlich voneinander Backups.

Der Vertrag zwischen dem DAV und TeamDrive garantiert ein rechtskonformes und zuverlässiges System. Somit ist TeamDrive DAV eine DSGVO-konforme Cloud-Lösung. Dadurch können Sie Klienten versichern, dass beim Speichern und Teilen von Daten nicht unfreiwillig Informationen und Prozessdetails an Dritte durchsickern. Die sichere Übertragung und die Speicherung in deutschen Hochsicherheitszentren garantiert, dass Dokumente gut gegenüber Cyberangriffen geschützt sind.

Als zusätzlichen Leistung für alle Anwälte enthält der Service von TeamDrive eine Erweiterung für Microsoft Office Outlook. Anhänge von E-Mails werden automatisch verschlüsselt und Daten können geschützt abgerufen werden. Seit 2015 steht TeamDrive DAV den Kanzleien und ihren Anwälten über die Website des Deutschen Anwaltsvereins zur Verfügung.

Clouds für Anwälte und Notare vereinfachen Arbeit

Das Potenzial von Cloud-Lösungen für Anwälte und Notare ist enorm. Insbesondere gegenüber Kommunikationsmethoden wie schriftlicher Post oder einfachen E-Mails bestehen entscheidende Vorteile. Der Zugang zu Dokumenten ist jederzeit über ein Tablet oder ein Smartphone möglich. Dadurch vereinfacht sich die Kommunikation innerhalb der Kanzlei. Außerdem lassen sich externe Unternehmen leichter in Prozesse einbinden. Die Datensicherheit sollte bei der Auswahl der richtigen Cloud für Anwälte und Notare jedoch oberstes Gebot bleiben. Mit TeamDrive erhalten Kanzleien im Rechtswesen eine absolut sichere und innovative Cloud-Lösung.

Eine TeamDrive-Lösung kostet Sie nur 5,66 € pro Arbeitsplatz und Monat (Professional Starter 1 Cloud/jährliche Zahlung). Das Einstiegspaket für die Kanzlei (Professional Starter 5 Cloud) mit 5 Benutzern und 100 GB Cloud-Speicherplatz in Deutschland ist für 345 € im Jahr zu erwerben.