Der Datenaustausch im Internet kennt vielfältige Wege. Im persönlichen Kontakt bestimmt jedoch immer noch die E-Mail das Geschehen.
Möglichkeiten des Datenaustausches
Es ist noch gar nicht so viel Zeit vergangen, seit der Brief und das Telegram zurückgedrängt worden sind. Seit der ersten E-Mail 1971 hat sich die Informationsübermittlung stark zerfasert. Dabei stehen zur Auswahl Diskette, CD, USB-Stick, die E-Mail, Fax, mobile Messenger und natürlich Cloud-Services. Das von der Disketten und dem Fax heute kaum noch die Rede ist, hat seine Gründe. Denn Speicherbegrenzung und unflexible Weitergabe sind bei den heutigen Datenmengen ein Ausschlusskriterium. Niemand möchte mehr den Datenaustausch per Post auf einer kratzeranfälligen CD oder DVD durchführen. Und genauso spielen schnell kaputtgehende USB-Sticks keine Rolle mehr. Sogar das klassische Telefongespräch verliert nach und nach seine Fürsprecher. Der große Teil der Informationsübertragung findet heute Online statt.
Beschränkungen beim Mailen
Auch wenn die E-Mail im Vergleich zum Brief viele Vorteile im Datenaustausch mit sich bringt, so unterliegt sie dennoch auch Einschränkungen. Dabei richten sich diese Beschränkungen nach dem E-Mail-Anbieter. Dieser bestimmt die Obergrenze für die Größe der E-Mail-Anhänge, dem Speicherplatz des Postfachs und dem Nachrichtenverschicken an sich. Im Detail kann die E-Mail durch folgende Parameter beschränkt werden:
- maximale Anzahl von Nachrichten
- maximale Anzahl von Empfängen
- Größe der Nachricht
- Größe der Anhänge
- maximale Anzahl von Empfängern
Dabei sind die Anzahl von Empfängern und die der Nachrichten meist ausreichend bemessen. Meist ist es die Größe der Anhänge, die als störender Faktor beim Datenaustausch wirkt.
Das Outlook AddIn von TeamDrive
Im Gegensatz dazu unterliegt das Outlook Plugin (auch Outlook AddIn genannt) von Teamdrive keinen Größenbeschränkungen. Außer dem Speicherplatz auf Ihrem TeamDrive Space. Dadurch, dass die Daten nun über einen Teamdrive Server versendet werden, ist ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleistet. Dabei finden sich die beiden Vorteile, keine Größenbeschränkung und hohe Datensicherheit in der gewohnten Outlook Umgebung vereinen.
Datenaustausch per E-Mail, sicher, unkompliziert und DSGVO konform
Der Empfänger der Daten benötigt keinen TeamDrive Account. Jedoch leidet darunter keineswegs die Datensicherheit. Alle Ihre Daten sind während der Übertragung Ende zu Ende verschlüsselt. Zudem erhalten Sie die Möglichkeit ein Passwort zu vergeben, welches der Empfänger zum Öffnen benötigt. Weiterhin lässt sich ein Zeitraum definieren, nach welchem die Daten auf dem Server automatisch gelöscht werden. Auch können die Daten an einem völlig anderen Ort, als dem Space des Senders liegen.
Mit diesem Verfahren wird der verschlüsselte Versand von EMail Anlagen Datenschutz konform und entspricht allen Anforderungen der DSGVO an den Umgang und die Speicherung von personenbezogenen Daten. Die Nachvollziehbarkeit wird durch den Audit Trail gewährleistet und Speicher- oder Löschfristen können automatisch überwacht und ausgeführt werden.
Mit dem Outlook AddIn von TeamDrive ist die Überschreitung der zulässigen E-Mail Anhänge Geschichte!
Verschicken Sie unkompliziert Mail-Anhänge mit TeamDrive!
