Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Buchhaltung. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die E-Rechnung, ihre rechtlichen Grundlagen, die technischen Anforderungen und die Vorteile für Unternehmen.
Mit der Verkündung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 wird die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 umgesetzt.
Wichtige Inhalte in aller Kürze:
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung ermöglicht sie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche.
Elektronische Rechnungen können auch in einem besonderen Format als PDF-Rechnung erzeugt und verschickt werden. Es entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Dieses Format ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten, wodurch manuelle Prüfungen und Eingaben entfallen. Es handelt sich dabei um ein einheitliches Datenformat für E-Rechnungen. Seit Juni 2017 steht es interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung.
Die ZUGFeRD-Rechnung erreicht Empfänger als PDF-Datei mit XML-Anhang in elektronischer Form. Das führt zur Pflicht, in Zukunft alle elektronischen Rechnungen digital in revisionssicherer Form gemäß den aktuell geltenden Rechtsvorschriften zu archivieren. Insbesondere die GoBD spielen hier eine wesentliche Rolle.
Der rechtliche Hintergrund zu elektronischen Rechnungen
EU-Richtlinien zur E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung wird durch verschiedene EU-Richtlinien geregelt, darunter die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorschreibt. In Deutschland ist die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) maßgeblich, die ab dem 27. November 2020 alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form einzureichen.
Nationale gesetzliche Vorgaben in Deutschland
Die nationale Gesetzgebung zur E-Rechnung wird durch das Steuervereinfachungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung bestimmt. Diese Gesetze legen fest, welche Anforderungen an die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen gestellt werden, und definieren die notwendigen technischen Standards.
Zukünftige gesetzliche Änderungen
Die ViDA-Initiative der EU zielt darauf ab, den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen, indem sie die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich einführt. Ab dem 1. Januar 2028 müssen Rechnungen gemäß der EN 16931 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden.
Vorteile der Online-Rechnung für Unternehmen
Die Übermittlung von E-Rechnungen kann über Netzwerke wie das Peppol-Netzwerk und zentrale Rechnungseingangsplattformen wie die ZRE und OZG-RE erfolgen.
Großunternehmen arbeiten mit proprietären EDI-Plattformen, um Rechnungen von ihrem ERP-System direkt in das ERP-System des Empfängers zu übertragen. SAP ist mit seinem SAP Business Network (früher: Ariba-Netzwerk) hierzulande und international weit verbreitet.
Alle diese Plattformen sorgen für eine sichere und effiziente Übertragung der Rechnungen und bieten zusätzliche Funktionen wie die Überprüfung auf Viren und die Verwaltung von Rechnungsstatusmeldungen.
Fünf Schritte zur Übermittlung zur Erstellung und Übermittlung einer E-Rechnung
Technische und organisatorische Herausforderungen und Lösungen zur Implementierung
Die Einführung der E-Rechnung bringt technische und organisatorische Herausforderungen mit sich. Technisch gesehen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme in der Lage sind, strukturierte Datenformate wie XML zu verarbeiten und mit den genutzten Plattformen kompatibel sind.
Um die Implementierung der E-Rechnung erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Best Practices berücksichtigen:
Gesetzliche Änderungen ab 2025: E-Rechnung-Pflicht für alle B2B-Transaktionen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen in Kraft. Die Verpflichtung wird ab 2028 auf grenzüberschreitende Lieferungen und Dienstleistungen innerhalb der EU ausgeweitet. Die Einführung der E-Rechnung verläuft in mehreren Stufen und beinhaltet die nachfolgend dargestellten Übergangsfristen. Die Stichtage und die damit verbundenen Maßnahmen gelten abhängig von der Größe des Unternehmens.
Unabhängig davon muss ab 2025 jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform verarbeiten zu können.
Elektronische Rechnungsstellungen in der Praxis: Fallstudien und Beispiele
Erfolgreiche Implementierungen von E-Rechnungen in Unternehmen
Einige Unternehmen haben bereits erfolgreich E-Rechnungen implementiert und profitieren von den Vorteilen der Digitalisierung. Beispielsweise konnte ein mittelständisches Unternehmen durch die Einführung von E-Rechnungen seine Rechnungsbearbeitungszeit um 50 Prozent reduzieren und gleichzeitig die Fehlerquote um 30 Prozent senken.
Erfahrungsberichte im Umgang mit digitalen Rechnungen
Ein weiteres Beispiel ist ein großes Handelsunternehmen, das durch die Nutzung von E-Rechnungen seine Transparenz in der Buchhaltung verbessern und signifikante Kosteneinsparungen realisieren konnte. Diese Erfahrungsberichte zeigen, dass eine sorgfältige Planung und Implementierung entscheidend für den Erfolg sind.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein in einem strukturierten elektronischen Format ausgestelltes Dokument, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF-Rechnung hingegen ist ein digitales Abbild einer Papierrechnung und erfordert manuelle Eingaben zur Verarbeitung.
Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen?
Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen. Dies betrifft sowohl den B2B- als auch den B2G-Bereich.
Welche technischen Voraussetzungen sind erforderlich?
Unternehmen benötigen ein System, das strukturierte Datenformate wie XML verarbeiten kann. Zudem ist eine Anbindung an zentrale Rechnungseingangsplattformen wie die ZRE oder OZG-RE erforderlich.
Wie beeinflussen neue Technologien die Nutzung von E-Rechnungen?
Neue Technologien wie Blockchain und künstliche Intelligenz könnten die Nutzung von E-Rechnungen weiter revolutionieren. Blockchain bietet dabei die Möglichkeit, die Sicherheit und Transparenz der Rechnungsprozesse zu erhöhen, während KI-basierte Lösungen die automatische Verarbeitung und Analyse von Rechnungsdaten optimieren könnten.
