Was jetzt praktisch zu tun ist (und was nicht)

Kurzfassung (TL;DR)

  • Empfangspflicht ab 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im EN-16931-Format empfangen und GoBD-konform archivieren.
  • Ausstellungspflicht gestaffelt: Ab 2027 für Umsätze > 800.000 €, ab 2028 für alle anderen.
  • Formate: XRechnung und ZUGFeRD 2.x (PDF + XML).
  • EU-Ausblick: Die europaweite Vereinheitlichung (ViDA) wird voraussichtlich 2030 wirksam.

Mit dem Wachstumschancengesetz ist die E-Rechnung ab 1. Januar 2025 für alle B2B-Unternehmen in Deutschland Realität. Der Wechsel markiert den nächsten Schritt der digitalen Transformation in der Buchführung – und betrifft jede Rechnung zwischen Unternehmen.

Hinweis: Für Grundsätze zur digitalen Buchführung (Archivierung, Verfahrensdokumentation, Aufbewahrung) siehe unsere GoBD-Wissensseite

Was ist 2025 eine „E-Rechnung“ (und was nicht)?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern ein strukturiertes elektronisches Dokument (XML), das automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden kann. Das Format erfüllt die EU-Norm EN 16931 – das Herzstück der neuen Pflicht.

Zulässige Formate in Deutschland:

  • XRechnung (UBL/CII basiert)

  • ZUGFeRD 2.x (Hybrid aus PDF + XML)

Zeitplan & Übergangsregeln (Deutschland, B2B Inlandsumsätze)

  • Seit 01.01.2025
    • Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (EN 16931).
    • Lesbarmachen-Tools der Finanzverwaltung helfen bei XML-Ansicht; archiviert wird das Original-XML.
  • Ausstellen (Pflicht beginnt stufenweise)
    • ab 01.01.2027: Pflicht zur E-Rechnungsstellung für Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz.
    • ab 01.01.2028: Pflicht für alle übrigen Unternehmen.
  • Übergang bis Ende 2027
    • Bestimmte Alternative ist zulässig (z. B. EDI mit Zustimmung des Empfängers); Details ergeben sich aus den Übergangsvorschriften.
  • EU-Kontext (ViDA)
    • EU-weite digitale Meldepflicht & E-Rechnung rücken in Richtung Juli 2030; nationale Regelungen müssen später harmonisiert werden.
    • Für 2025 zählt primär das deutsche Recht.
Tabelle zu den Übergangsfristen für die Pflicht zur Einführung einer E-Rechnung

Vorteile der E-Rechnung

  • 50 % schnellere Rechnungsbearbeitung dank Automatisierung

  • Weniger Fehler – keine Medienbrüche

  • Transparente Nachverfolgung und Statuskontrolle

  • Kosteneinsparungen bei Druck, Porto und Archivierung

  • Nachhaltig – Papierverbrauch sinkt drastisch

Umsetzung in der Praxis: Ihre 4 Schritte

  • Empfang sicherstellen

    • Festlegen, wo E-Rechnungen ankommen (z. B. PEPPOL-ID, Portal oder definierte E-Mail-Adresse).

    • XML-Daten mit EN-16931-Validator prüfen.

    • Original-XML unverändert archivieren → GoBD-Pflicht!

  • Ausstellung vorbereiten

    • ERP/Buchhaltung auf XRechnung/ZUGFeRD 2.x umstellen.

    • Kreditoren/Debitorenstammdaten aktualisieren.

    • Testrechnungen mit Partnern und Steuerberatung durchführen.

  • Verfahrensdokumentation aktualisieren

    • E-Rechnungsprozesse (Erstellung → Prüfung → Archivierung) dokumentieren.

    • Integration in bestehende GoBD-Doku.

  • Mitarbeiter schulen

    • Fachabteilungen auf neue Abläufe & Validierungsregeln vorbereiten.

    • Verantwortlichkeiten definieren.

Technische Basis: Formate, Standards und Übertragungswege

XRechnung: Standardformat der öffentlichen Verwaltung, XML-basiert, 100 % EN-16931-konform

ZUGFeRD 2.x: Hybrid (PDF + XML); maschinenlesbar & menschenlesbar

PEPPOL-Netzwerk: EU-weiter Übertragungsstandard für sichere E-Rechnungen

EDI-Verfahren: Zwischen größeren Unternehmen – vorübergehend weiter nutzbar

Elektronische Rechnungsstellungen in der Praxis

  • Mittelstand: Maschinenbauer reduziert Rechnungsdurchlaufzeit von 10 auf 5 Tage.

  • Dienstleister: IT-Firma automatisiert E-Rechnungseingang über PEPPOL + TeamDrive-Archivierung.

  • Freelancer: E-Rechnungen aus Word via ZUGFeRD-Plugin → TeamDrive-Ablage → prüfsicher archiviert.

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches XML-Dokument nach EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist lediglich ein digitales Abbild ohne strukturierte Daten.

Wer ist ab 2025 von der Pflicht betroffen?

Ab 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht gilt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz, ab 2028 für alle.

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen sind im Originalformat (XML oder ZUGFeRD-Hybrid) GoBD-konform, unveränderbar und revisionssicher zu archivieren – z. B. mit TeamDrive.

Ist ein PDF mit eingebettetem XML zulässig?

Ja, sofern das ZUGFeRD-Profil EN 16931-konform ist. Nur dann gilt es als echte E-Rechnung.

Fazit

Die E-Rechnung 2025 ist keine Bürokratie-Bürde, sondern eine Chance: Automatisierung, Transparenz und Effizienz in der Buchhaltung.

Mit TeamDrive erfüllen Sie die Archivierungspflicht GoBD-konform, schützen Ihre Daten durch modernste Verschlüsselung und schaffen die Grundlage für eine durchgehend digitale Rechnungsabwicklung.