Nachvollziehbarkeit durch Aktivitäten-Log (Audit Trail)
Vor allem bei digitaler Zusammenarbeit mehrerer Personen kommt der Nachvollziehbarkeit der Datenströme und Datenveränderungen eine wichtige Bedeutung zu.
Es ist oft hilfreich und wichtig zu wissen, wer wann Änderungen an welchen Dateien vorgenommen hat.
Diese Nachvollziehbarkeit wird gewährleistet durch einen standardmäßig in TeamDrive integrierten Aktivitäten-Log, Audit Trail genannt.
In diesem Log werden nicht nur Änderungen an Dokumenten und Daten erfasst, sondern auch Zeitpunkt der Änderung, Identität, Benutzerrolle und Zugriffsrechte des zugreifenden Anwenders. Darüber hinaus dessen Verhalten (Trail), sowie das Gerät, mithilfe dessen zugegriffen wurde.
Durch Audit Trail werden rechtliche Dokumentationspflichten in Prozessabläufen erfüllt. Wichtig ist das z.B. für die Qualitätssicherung, für die Prüfung und Sicherung von Beweisen.
Für die berufliche Arbeit von Geheimnisträgern ist die unveränderbare Aufzeichnung von digitalen Aktivitäten an schützenswerten Daten nach GoDB sogar zwingend vorgeschrieben.
Durch Audit Trail können Vorgänge bei Prüfungen durch externe Prüforgane wie bspw. Behörden revisionssicher nachgewiesen werden.
Jede Änderung von Daten im System wird in eine Transaktions-Logdatei (Audit Trail) geschrieben. Jeder Eintrag erhält mit der Global ID des Dokuments ein Datum mit Zeitstempel und einen Eintrag zur User- und Device-ID.
Auch Aktionen wie z. B. das Umbenennen, das Verschieben, das Erstellen einer neuen Dokumentenversion oder das Löschen eines Dokuments werden unter Angabe des Benutzers (User-ID) und des verwendeten Computers bzw. mobilen Endgeräts (Device-ID) im Transaktionslog gespeichert.
Folgende Informationen werden gespeichert:
- Wann wurde ein Benutzer mit welchen Rechten eingeladen?
- Wann hat ein Benutzer die Einladung angenommen?
- Wann hat ein Benutzer auf welche Daten bzw. auf welches Dokument zugegriffen?
- Mit welchem Device hat ein Benutzer zugegriffen?
Die Auswertung des Audit Trails kann als CSV-Datei exportiert werden, welche mit AES 256-Bit verschlüsselt ist und somit eine nachträgliche Bearbeitung oder Manipulation der Exportdatei nicht möglich macht.
Die Transaktions-Logdatei wird auf dem TeamDrive Hosting Server gespeichert und kann vom Benutzer nicht geändert werden.