Versand von Anhängen via Outlook
Häufig müssen schützenswerte Daten und sensible Informationen an Personen gesendet werden.
Um Dateien zu versenden, wird am häufigsten die E-Mail genutzt.
Das Versenden von Dateien als E-Mail-Anhang ist einfach und bequem. Allerdings birgt es verschiedene Sicherheitsrisiken, denn standardmäßig und in aller Regel werden E-Mails bzw. deren Anhänge unverschlüsselt an die Empfänger übertragen.
Außerdem gibt es je nach E-Mail-Provider meist Beschränkungen bzgl. des Gewichtes von Datei-Anhängen und oft sind bestimmte Dateiformate als Anhang nicht zulässig.
Zudem belegen die Datei-Anhänge natürlich auch wertvollem Speicherplatz auf dem E-Mail-Server, welcher von den E-Mail-Providern für Ihren E-Mail-Account häufig auch spürbar begrenzt eingestellt ist.
Hinzu kommt noch, dass vielen Personen der Versand von personenbezogenen Daten per E-Mail gesetzlich (DSGVO) untersagt ist – bspw. Berufsgeheimnisträgern wie Ärzten, Notaren oder Anwälten.
Das Outlook Add-In von TeamDrive
Für Nutzer des E-Mail-Programmes Microsoft Outlook bietet TeamDrive zum Zwecke der sicheren Übersendung von Dateien ein Outlook-Add-In an, sprich: eine Erweiterung der standardmäßigen Funktionen der Anwendung Microsoft Outlook. Dieses Add-In steht allerdings nur Windows-Nutzern zur Verfügung.
Wenn Sie das Outlook-Add-In in Ihrem Outlook installiert haben und Ihrer E-Mail eine Datei als Anhang hinzufügen, in dem Sie bspw. die Datei auf gewohnte Art und Weise per Drag&Drop im E-Mail-Fenster platzieren, wird das Outlook-Add-In aktiv und fragt Sie, ob Sie den Anhang unverschlüsselt oder verschlüsselt versenden möchten.
Sollten Sie die unverschlüsselte Variante wählen, wird der Datei-Anhang unsicher (weil ungeschützt) über das Internet versendet.
Entscheiden Sie sich für die verschlüsselte Variante, wird von der TeamDrive-App automatisch ein Download-Link für diese Datei generiert und in Ihren E-Mail-Text eingefügt.
Hinweis: Alternativ zum Link im Text, können Sie auch einen Anhang an Ihre E-Mail anfügen lassen, in welchem wiederum der Download-Link integriert ist.
Der Empfänger kann bei Erhalt Ihrer E-Mail auf den in der Mail befindlichen Download-Link klicken und die Datei herunterladen.
Auch der Download passiert selbstverständlich hochsicher, weil vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die Entschlüsselung erfolgt automatisch auf dem PC des Datei-Empfängers.
Übrigens: Der Empfänger muss nicht selbst bei TeamDrive registriert bzw. TeamDrive-Nutzer sein!
Zur zusätzlichen Erhöhung der Sicherheit können Sie auch noch ein Passwort als Zugriffschutz vergeben. Das Passwort muss der Empfänger korrekt eingeben, bevor der Download startet.
Des Weiteren können Sie den Zugriff auf Ihr Download-Angebot zeitlich begrenzen. Nachdem Ihre vorgegebene Frist abgelaufen ist, kann der Empfänger die Datei nicht mehr über diesen Download-Link erreichen. Wichtig: Es wird nur die Verfügbarkeit des Download-Links beendet und nicht etwa die Download-Datei vom TeamDrive-Server oder die lokal auf Ihrem PC befindliche Kopie dieser Datei gelöscht!
Ein weiterer Vorteil ist, dass das Dateigewicht der zu übertragenden Datei keine Rolle spielt. Sie unterliegen diesbezüglich keinerlei Limitierungen.
Und wie immer gilt bei TeamDrive: Sämtliche Aktivitäten und Maßnahmen werden rechtsicher im Aktivitäten-Log protokolliert (Audit Trail). Damit kann stets nachvollzogen werden, wer wann wem welche Daten gesendet hat.
Die Download-Seite, auf welche der Empfänger geführt wird, wenn er auf den in der E-Mail befindlichen Download-Link klickt, können Sie optional nach Ihren Corporate Design-Vorgaben (Firmenlogo, Firmenfarben etc.) anpassen.
Lesen Sie mehr zu TeamDrives Leistungsmerkmal Nachvollziehbarkeit durch Aktivitäten-Log, welches sicherstellt, dass gesetzlicher Anforderungen (GoBD) für die Arbeit mit elektronischen Daten in dieser Hinsicht erfüllt werden.
Lesen Sie auch mehr dazu, welche Leistungen die TeamDrive-Lösung Ihnen für den GoBD-konformen Umgang mit elektronischen Daten bereitstellt.
Erfahren Sie außerdem ganz allgemein mehr zum Thema GoBD
Vorteile des Outlook Add-Ins
Hier noch einmal alle Vorteile des Outlook Add-Ins im Überblick, die Ihnen durch die Nutzung des Add-Ins bzw. der sicheren Versendung von Dateien per Download-Link entstehen: