Ob gemeinsame Office-Dokumente, Kontaktverzeichnisse oder Fotoalben – Sync and Share Services bieten viele Möglichkeiten für Privatpersonen und Unternehmen, um Daten einzeln oder gemeinsam zu verarbeiten. Wir erklären, was sich dahinter verbirgt und was Sie bei der Wahl des Anbieters beachten sollten, um einen hohen Datenschutz sicherzustellen.
Was ist Sync and Share?
Sync and Share bedeutet übersetzt „synchronisieren und teilen“. Nutzer können so auf eigene Dokumente auf verschiedenen Endgeräten zugreifen und dort bearbeiten. Weiterhin ermöglicht die Software es den Nutzern, Dateien mit anderen teilen zu können. Somit können Benutzer ihre Daten je nach Wunsch anderen Anwendern freigeben und so „sharen“.
Die Sync and Share Software dient dazu, Dokumente auf diversen Endgeräten zu synchronisieren und aktuell halten zu können. Dazu gehören zum Beispiel Laptops oder Smartphones. Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen nutzen die Systeme, um Daten zentral abzulegen und von verschiedenen Orten darauf zuzugreifen. So lassen sich zum Beispiel Unternehmensprozesse optimieren oder die Team-Zusammenarbeit fördern. Im Unternehmenseinsatz spricht man hierbei von virtuellen Datenräumen.
Weitere Vorteile sind die einfache Bedienung sowie ein ortsunabhängiger Zugriff.
Diese Funktionen haben Sync and Share
Grundsätzlich lassen sich die Systeme zum Hoch- und Herunterladen von Daten verwenden. In der einfachen Verwendung bieten die Services eine Alternative zu E-Mail-Programmen, da sehr große Dateien einfach und sicher verschickt werden können. So quillt das Postfach nicht über.
Doch auch für komplexere Anwendungen wie der Zusammenarbeit mehrerer Personen sind Sync and Share Services geeignet. Denn sie ermöglichen die Bearbeitung von Dokumenten durch verschiedene Personen an unterschiedlichen Standorten. Damit lässt sich die jeweilige Version aktuell halten.
Eine zusätzliche Option ist die manuelle oder automatische Synchronisation von Daten. Diese erlaubt es jedem Nutzer, mit der jeweils aktuellsten Fassung eines Dokuments zu arbeiten. Außerdem können Sie zu jeder Zeit selbst festlegen, für wen Sie die Datei freigeben möchten.
Ob Dokumente, Bilder oder Videos – viele Dienste erlauben es, die Informationen geordnet abzulegen. Dank eines eingebauten Backup-Systems lassen sich zudem meist gelöschte Daten wiederherstellen und gegebenenfalls in einem Archiv ablegen.
Die Offline-Verfügbarkeit ist ebenfalls ein wichtiges Leistungsmerkmal von Sync-and-Share-Lösungen. Anwender erhalten immer automatisch im Hintergrund aktuelle Daten synchronisiert und können auch ohne Internet-Verbindung diese Dateien lesen und bearbeiten. Sobald wieder eine Netzverbindung besteht, werden alle Änderungen automatisch synchronisiert.
So kann man jederzeit sicher, schnell und komfortabel an aktuellen Dokumenten arbeiten. Der Anwender muss sich nicht um das Versenden und Empfangen von Daten kümmern. So kann man sich in der Bahn, im Flugzeug und an anderen entlegenen Orten um seine Projekte kümmern.
Welche Vertreter von Sync and Share gibt es?
Ein typischer Anbieter für Cloud Sync & Share Services ist TeamDrive. Alternativ bieten auch Services wie Box, Dropbox oder Citrix die Dienste zum Datenaustausch an. Jedoch besteht ein großer Unterschied in der Sicherheit der damit verbundenen Cloud-Dienste.
Liste typischer Sync&Share Services:
Standardmäßig bieten die Dienste keine Verschlüsselung an. Bei TeamDrive ist dies anders und stellt eine Besonderheit dar: Um einen erhöhten Schutz der Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, ermöglicht es TeamDrive die Daten zu verschlüsseln.
Bei der Wahl des Anbieters sollten Sie außerdem darauf achten, dass keine fremden Personen auf die Dateien zugreifen können. Außerdem sollten die Compliance-Anforderungen wie die EU-Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.
Die DSGVO ist ein enorm wichtiger Aspekt: Die Anforderungen zum Datenschutz lassen sich nur erfüllen, wenn die Dateien in einem Cloud-Rechenzentrum in Deutschland oder Europa bzw. bei einem europäischen Unternehmen gespeichert bleiben.
Eine hohe Sicherheit bietet weiterhin eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung, bei der die Daten auch in der Cloud immer hoch verschlüsselt bleiben. Der Anwender behält hierbei seinen Zugangsschlüssel außerhalb der Cloud. Somit erhält der jeweilige Provider oder fremde Personen keinen Zugriff auf die entsprechenden Dateien.
TeamDrive bietet Share and Sync Services seit über 10 Jahren an. Allerdings gibt TeamDrive seinen Nutzern einen wichtigen Vorteil gegenüber Dropbox und Co. Nutzen Sie TeamDrive, werden alle Daten in Europa gespeichert. Bei Dropbox liegen sie hingegen überwiegend auf Servern in den USA und fallen damit nicht mehr unter die strengeren europäischen Bestimmungen zum Datenschutz.
So haben sich die Sync and Share Services entwickelt
Während der letzten 10 Jahre haben sich die Bezeichnungen dieser Cloud-Lösungen häufig verändert, obwohl die Funktionen im Kern die gleichen geblieben sind.
Die wesentlichen Leistungsmerkmale liegen darin, Daten anzugleichen, sicher zu speichern und sicher zu teilen. Zu Beginn spielte die Datensicherung in der Cloud und der mobile Zugang zu den eigenen Daten die größte Rolle. Heute sind es dagegen oft die Kollaborationen mehrerer Personen und das Teilen von Daten.
Die Marktforschungsfirma Gartner beobachtet und analysiert den Markt seit vielen Jahren. Mit dem „Magic Quadrant“ erstellt Gartner jährlich einen Überblick zur Marktentwicklung mit den größten, weltweiten Anbietern. TeamDrive findet dort regelmäßig Beachtung und wurde bereits mehrfach in den Marktanalysen erwähnt. Da sich TeamDrive auf den europäischen Markt konzentriert, wird der Service aber nicht im Magic Quadrant als Global Player markiert.
Gartner hat die Kategorie „Sync & Share Services“ im Jahr 2016 in „Enterprise File Sync & Share Services” und später in 2018 zu „Content Collaboration Platform” umbenannt. Die Services und die Player sind im Kern gleichgeblieben, werden aber von allen Mitbewerbern kontinuierlich um weitere Kollaboration-Funktionen erweitert.
