Ein virtueller Datenraum ist ein online zugängliches Archiv. In Fachkreisen wird ein solcher Datenraum auch als „Virtual Data Room“ oder abgekürzt als VDR bezeichnet. Ein Datenraum enthält sensible Daten, die jederzeit und von überall eingesehen und bearbeitet werden können. Was ist ein Datenraum? Warum gewinnen virtuelle Datenräume zunehmend an Bedeutung? Lesen Sie dazu mehr in unserem Artikel.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Der virtuelle Datenraum ist eine spezielle Cloud-Lösung. Darin können Unternehmen digital ihre vertraulichen Dateien versenden oder speichern. Der virtuelle Datenraum unterscheidet sich von einem physischen Datenraum. Dort stehen Unterlagen an einem festen Ort zur Verfügung, etwa in Papierform.

Die Nutzung von virtuellen Datenräumen nimmt jedoch zu. Als Gründe lassen sich globale Wirtschaftsmärkte und die Digitalisierung von Prozessen nennen. Unternehmen sind gefordert, ihre Papierdokumente in digitale Form bereitzustellen. Sie kommen an einem virtuellen Datenraum heutzutage nicht mehr vorbei. Vor allem international agierende Unternehmen profitieren davon bei übergreifenden Projekten. Dokumente mit empfindlichen und zeitkritischen Informationen sind durch virtuelle Datenräume mehreren Beteiligten zugänglich.

Ein virtueller Datenraum ist über zwei unterschiedliche Wege erreichbar. Eine Option ist der Zugriff über den Web-Browser. Die andere Möglichkeit ist eine spezielle VDR-Anwendung. Der Aufruf der Dateien in der Cloud im Browser bietet eine schnelle Übersicht aller Dokumente. Die Ansicht der Inhalte ähnelt stark der Struktur einer lokalen Festplatte.

Um vertrauliche Dateien zu bearbeiten, müssen diese häufig erst heruntergeladen werden. Anschließend ist ein Upload in die Cloud nötig. Wer mit der Arbeit in Online-Datenräumen nicht vertraut ist, kann hierbei Fehler produzieren. Diese wirken sich negativ auf die Sicherheit von Daten oder betriebliche Arbeitsprozesse aus.

TeamDrive als spezielle VDR-Anwendung spiegelt den Datenraum und lässt ihn wie einen lokalen Ordner aussehen. Der Ordner wird also entweder lokal repliziert oder virtuell synchronisiert.

Anwendungen von virtuellen Datenräumen

In vielen Unternehmen gehört die Arbeit mit vertraulichen Dokumenten zum Alltag. Von Bedeutung sind virtuelle Datenräume für Unternehmen, die Transaktionen und das Management von Dokumenten bisher in Papierform durchgeführt haben. Dazu zählen Firmen aus dem Finanzsektor, der Immobilienwirtschaft und im Bereich der Mergers & Acquisitions (M&A). Kredite zu syndizieren oder Private Equity sind konkrete Anwendungsfälle auf der Basis von virtuellen oder elektronischen Datenräumen.

Im Mittelpunkt stehen immer Transaktionen von Dokumenten mit sensiblen Informationen. Virtuelle Datenräume revolutionieren die Arbeit in diesen Branchen. Die Digitalisierung von Dokumenten schont Ressourcen und spart viel Zeit. Abhängig vom Projekt können alle Beteiligten gleichzeitig auf wichtige Dateien zugreifen. Folgend betrachten wir drei typische Anwendungsszenarien für virtuelle Datenräume genauer:

1. Virtuelle Datenräume zur Dokumentation bei Immobilien

Projektmanager verwalten bei Real Estate-Projekten viele Unterlagen. Baupläne oder Dokumentationen müssen für verschiedene Akteure zugänglich sein. In digitalen Datenräumen können ausgewählte Partner im Verlauf von Verhandlungen aktualisierte Schriftstücke abrufen. Informationen stehen damit zentral zur Verfügung und sind schnell auffindbar. Nach dem Abschluss eines Projektes bleiben die Inhalte im digitalen Archiv für den späteren Zugriff gespeichert.

2. Virtuelle Datenräume für die Kommunikation im Vorstand

Unternehmen werden zunehmend ortsunabhängig geführt. Führungskräfte benötigen einen sicheren Ort für die Kommunikation in der Geschäftsleitung oder auf Ebene des Vorstands. Dieser Room muss ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten gewährleisten. Compliance-Vorgaben für die interne Kommunikation machen die Nutzung von digitalen Datenräumen notwendig. Die Datenräume sichern den schnellen, sicheren und örtlich unabhängigen Zugriff auf vertrauliche Dateien. Hierunter fallen Geschäftsberichte, Bilanzen oder Diskussionspapiere zur PR-Arbeit. Ein Vorteil von virtuellen Datenräumen im Unternehmen ist die Option, externe Personen einzubeziehen. In einer Firma sind das Berater oder Aufsichtsräte.

3. Virtuelle Datenräume für Mergers & Acquisitions

Der Verkauf eines Unternehmens fordert Verkäufer und Käufer gleichermaßen. Der Prozess zwischen erster Prüfung und Kaufabschluss ist komplex. Fristen erzeugen zudem einen Zeitdruck. Hier erleichtert ein sicherer Datenraum das ganze Verfahren. Einzelne Ordner oder Unterlagen lassen sich mit unterschiedlichen Rechten zum Lesen, Löschen oder Bearbeiten versehen. Anders als bei einem physischen Datenraum sind also nur bestimmte Inhalte abrufbar. Ebenso ist das Verlassen des Datenraums nicht ohne gegenseitiges Einverständnis möglich.

Safety First: Sichere Daten im Cloud-Speicher

Eine Software, die einen virtuellen Raum für das Datenmanagement anbietet, hat eine Hauptaufgabe. Sie verwaltet effizient Dateien und bewahrt sie sicher auf. Bei Bedarf ermöglicht das Tool die Transaktion von Dokumenten mit weiteren Anwendern.

Nutzer teilen in diesen Datenräumen häufig empfindliche Inhalte. Die Sicherheit der Daten hat deshalb bei VDR-Anwendungen absolute Priorität. Die folgenden Funktionen gewährleisten zuverlässig diesen Schutz:

  • Verfahren zur Authentifizierung
  • sichere Anmeldung
  • dynamische Wasserzeichen
  • zeitlich oder örtlich begrenzte Zugänge

Den Umgang mit vertraulichen Informationen unterschätzen viele Unternehmen und Geschäftspartner. Ein Verlust solcher Daten führt nicht nur zum Ende der geschäftlichen Beziehung. Vielmehr drohen im schlimmsten Fall weitreichende juristische Konsequenzen.

Aus diesem Grund gehört Datensicherheit zu einer obligatorischen Anforderung für virtuelle Datenräume. Achten Sie bei der Auswahl des richtigen Anbieters deshalb auf diese Eigenschaft.

TeamDrive setzt unter dem Motto „Security by Design“ auf eine automatische Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und hebt sich damit von anderen Anbietern ab. Die vollständige Verschlüsselung garantiert die Sicherheit vertraulicher Daten im eigenen Netzwerk und über Netzwerke hinaus. Das unabhängige Landeszentrum für Datenschutz in Schleswig-Holstein hat diesen Schutz bei TeamDrive ausgezeichnet und zertifiziert.