GoBD – ordnungsgemäße elektronische Buchführung und Archivierung

Viele Unternehmen archivieren ihre Dokumente und Unterlagen bereits elektronisch. Doch für die digitale Speicherung von relevanten Daten existieren Anforderungen, die zu beachten sind. Eine dieser Anforderungen sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Wir erläutern kurz und kompakt die wichtigsten Fakten zur ordnungsgemäßen Buchführung und Speicherung von elektronischen Belegen.

Das Wichtigste in Kürze:

• GoBD-konforme Archivierung ist Pflicht: Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, steuerrelevante Daten revisionssicher und unveränderbar zu archivieren, um den Anforderungen der GoBD zu entsprechen.
• Cloud-Lösungen sind zulässig: Seit der Anpassung der GoBD im Jahr 2020 dürfen Unternehmen Cloud-Systeme für die Verarbeitung und Ablage von Unternehmensdokumenten nutzen, sofern diese die GoBD-Vorgaben erfüllen.
• aktualisierte Anforderungen ab 2024: Die jüngsten Anpassungen der GoBD, veröffentlicht im März 2024, umfassen insbesondere Klarstellungen zum Umfang und zur Ausübung des Rechts auf Datenzugriff sowie zur Verarbeitung und Aufbewahrung auf mobilen Systemen der Finanzbehörde.

GoBD – was ist das eigentlich?

Die Abkürzung GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals im November 2014 herausgegeben wurde und noch im selben Jahr in Kraft trat.

Zu den GoBD-Grundsätzen gehören folgende Aspekte: die revisionssichere Speicherung, die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Im November 2019 ersetzte ein BMF-Schreiben die bisherige Anweisung. Das Ministerium veröffentlichte eine Neufassung mit zahlreichen Änderungen, die seit Januar 2020 gültig ist. Im Erlass der Finanzverwaltungen sind die Pflichten zur digitalen Ablage von steuerrelevanten Daten aus der Buchführung und den Geschäftsvorfällen geregelt.

GoBD-Grundsätze im Überblick

Zu den GoBD-Grundsätzen gehören folgende Aspekte: die revisionssichere Speicherung, die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

1. Revisionssichere Archivierung

   Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente so gespeichert werden, dass sie nicht nachträglich verändert werden können. Ein Beispiel aus der Praxis ist ein Unternehmen, das alle Rechnungen digital erfasst und in einem Archivsystem speichert, das Veränderungen protokolliert.

   TeamDrive bietet hier sichere Cloud-Lösungen, die gewährleisten, dass Dokumente unverändert und revisionssicher archiviert werden.

2. Nachvollziehbarkeit von Daten

   Die Nachvollziehbarkeit von Daten stellt sicher, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar ist. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel jede Transaktion mit einem eindeutigen Identifikationscode versehen, der alle Bearbeitungsschritte dokumentiert.

   TeamDrive unterstützt dies durch umfassende Protokollierung und Audit-Funktionen, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments nachverfolgen lassen.

3. Unveränderbarkeit von Daten

   Die Unveränderbarkeit von Daten garantiert, dass einmal erfasste Daten nachträglich nicht mehr verändert werden können. In der Praxis nutzt ein Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem, das nachträgliche Änderungen an Dokumenten verhindert oder protokolliert.

   TeamDrive bietet hier Lösungen, die durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte sicherstellen, dass Dokumente unveränderbar bleiben und jede Änderung nachvollziehbar ist.

4. Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

   Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen verlangt, dass bestimmte Dokumente über vorgeschriebene Zeiträume hinweg aufbewahrt werden. Ein Beispiel wäre ein Unternehmen, das steuerrelevante Unterlagen mindestens zehn Jahre lang archiviert.

   TeamDrive unterstützt dies durch automatische Verwaltung der Aufbewahrungsfristen und sichere Langzeitspeicherung der Dokumente in der Cloud.

Für wen gelten die Grundsätze der GoBD?

Sie sind für alle Unternehmen verpflichtend. Denn die per Gesetz geregelte Verpflichtung ist nicht nur für Unternehmen verbindlich, die eine Buchführung vorweisen müssen, sondern auch für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige. Falls Mitarbeiter der Finanzverwaltung bei einer betrieblichen Prüfung nicht GoBD-konform aufgezeichnete Belege und Schriftstücke finden, drohen teure Konsequenzen.

Mit Einführung der GoBD wurden die bisher verpflichtenden Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in einer Verwaltungsanweisung zusammengefasst. In den alten Bestimmungen war bis dato geregelt, dass nur Unternehmen der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen, wenn sie auch eine Buchführung haben müssen. Erst mit der GoBD wurden auch andere Personen und Firmen mit eingeschlossen.

Erfahren Sie in diesem Video mehr zu den Grundlagen der GoBD und warum es wichtig ist, die GoBD zu kennen und zu beachten.

Gesetze und Regelungen als Rahmen für die Grundsätze

Die Grundlage für die GoBD bilden mehrere Gesetze und Regelungen.

Handelsgesetzbuch (HGB): Die GoBD basieren unter anderem auf den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die im HGB festgelegt sind. Wichtige Paragrafen sind § 238 HGB (Buchführungspflicht), § 239 HGB (Führung der Handelsbücher), und § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen).

Abgabenordnung (AO): Hier sind insbesondere § 145 AO (Buchführungspflicht), § 146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen) und § 147 AO (Aufbewahrungspflichten) relevant.

Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14b UStG regelt die Aufbewahrung von Rechnungen und anderen steuerlich relevanten Dokumenten.

Anpassung der GoBD im Jahr 2020 und 2024

Bei der neuen Fassung der GoBD, die nun seit Januar 2020 verbindlich gilt, wurden mehrere Inhalte ergänzt oder in der Formulierung konkretisiert. Grund war die rasante Entwicklung der digitalen Möglichkeiten in den vergangenen Jahren und die damit einhergehenden neuen elektronischen Lösungen für Buchführung in Unternehmen.

Cloud-Systeme zur Archivierung erlaubt

Daher wurde unter anderem neu gefasst, dass nun auch Cloud-Systeme für die Verarbeitung und Ablage von Unternehmensdokumenten geeignet sind und die Voraussetzung von DV-gestützter Buchführungssysteme erfüllen. Außerdem können Belege nun auch mit der Foto-Funktion eines Smartphones erfasst und in der Cloud gespeichert werden. Darüber hinaus sind Unternehmen nicht mehr dazu verpflichtet, bei einer elektronischen Ablage die ursprünglichen Papierdokumente aufzubewahren, sofern keine inhaltliche Änderung erfolgt oder durch Konvertierung wichtige Informationen verloren gehen. Ebenso dürfen keine Zugriffe für die Finanzbehörden eingeschränkt werden, damit diese ihre Prüfung einwandfrei durchführen können.

Die aktuellsten Anpassungen der GoBD, veröffentlicht im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 11. März 2024, umfassen insbesondere Klarstellungen zum Umfang und zur Ausübung des Rechts auf Datenzugriff. Zudem wurde die Verarbeitung und Aufbewahrung auf mobilen Systemen der Finanzbehörde präzisiert. Spätestens nach Bestandskraft der Bescheide müssen die überlassenen Daten gelöscht werden. Eine neue Anlage enthält zusätzliche Informationen zu Datenüberlassung, digitalen Schnittstellen und Lohnschnittstellen​.

Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Ab 1. Januar 2025 besteht eine Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen für alle Unternehmen. Diese Rechnungen müssen entsprechend der Anforderungen der GoBD archiviert werden. Obwohl der Versand von E-Rechnungen erst sukzessive in den folgenden Jahren verpflichtend wird, besteht ab 2025 bereits die Vorgabe, solche Rechnungen digital empfangen zu können und diese GoBD-konform zu archivieren.

Für detaillierte Informationen können Sie das vollständige BMF-Schreiben auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums lesen: GoBD-Anpassung 2024

Was ist zur Erfüllung der GoBD im Unternehmen zu tun?

Die Finanzverwaltungen fordern von Unternehmen eine revisionssichere Archivierung. Eine revisionssichere Verfahrensdokumentation beziehungsweise Buchführung beinhaltet, dass alle aufbewahrungspflichtigen Daten vor einer nachträglichen Bearbeitung oder Manipulation ausgeschlossen sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente in elektronischer Form vorliegen. Die GoBD regelt diese Vorgaben genau, damit die Buchführung im Betrieb jederzeit für einen Steuerberater sowie das Finanzamt nachvollziehbar bleibt.

Beispiele für GoBD-konformes Archivieren im Geschäftsalltag

Die GoBD sind für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Die folgenden Fallstudien zeigen, wie GoBD-konformes Dokumentieren und Archivieren im Geschäftsalltag präsent sind. Die Beispiele verdeutlichen die Notwendigkeit für kleine, mittlere und große Unternehmen, die GoBD erfolgreich umzusetzen und sicherzustellen, dass Buchführung und Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

GoBD in kleinen Unternehmen

Ein Einzelhändler, der ein kleines Bekleidungsgeschäft betreibt, nutzt eine Buchhaltungssoftware. Alle Verkäufe werden über ein digitales Kassensystem abgewickelt, das direkt mit der Buchhaltungssoftware verknüpft ist. Die Software erfasst automatisch jeden Kassenbeleg digital und speichert ihn revisionssicher. Der Händler führt regelmäßige Backups auf externen Servern durch, um Datenverlust zu vermeiden. Zudem werden alle steuerrelevanten Unterlagen gemäß den GoBD-Anforderungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt.

Ein freiberuflicher Grafikdesigner nutzt eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Diese Software ermöglicht es ihm, alle Rechnungen und Ausgaben digital zu erfassen und direkt im GoBD-konformen Format zu archivieren. Er scannt alle papierbasierten Belege mit einer App und lädt sie in die Software hoch, wo sie automatisch verbucht und gespeichert werden. Durch die Nutzung von Cloud-Diensten sind seine Daten vor Verlust geschützt und können jederzeit und von überall abgerufen werden. Die regelmäßige Sicherung der Daten sowie die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der digitalen Aufzeichnungen erfüllen die Anforderungen der GoBD.

GoBD in mittleren Unternehmen

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen, das Maschinenbauteile herstellt, integriert eine ERP-Software. Sie ermöglicht es, alle Geschäftsvorfälle, einschließlich Bestellungen, Produktionsaufträge und Lieferungen, digital zu erfassen. Jede Transaktion wird sofort in die digitale Buchführung aufgenommen und revisionssicher abgelegt. Regelmäßige Datenbank-Backups und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen von mindestens zehn Jahren sorgen für die GoBD-konforme Archivierung der Daten.

Ein IT-Dienstleister, der maßgeschneiderte Softwarelösungen anbietet, verwendet ein CRM-System zur Verwaltung seiner Kundenbeziehungen. Das System erfasst alle Angebote, Verträge und Rechnungen digital. Die Daten werden automatisch in einer GoBD-konformen Struktur gespeichert, wodurch sichergestellt wird, dass alle Aufzeichnungen unveränderbar und nachvollziehbar sind. Regelmäßige Audits und Sicherheitsupdates gewährleisten, dass Integrität der Daten und Datensicherheit stets den GoBD-Anforderungen entsprechen.

GoBD in Großunternehmen und Konzernen

Ein internationaler Handelskonzern, der weltweit Elektronikprodukte vertreibt, nutzt eine ERP-Software, die alle Geschäftsvorfälle wie Bestellungen, Lagerbewegungen und Rechnungen digital erfasst. Diese Daten werden revisionssicher und unveränderbar gespeichert. Automatisierte Workflows und regelmäßige interne Audits sorgen für die Einhaltung der GoBD. Die Software ermöglicht zudem die Archivierung nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und gewährleistet den sicheren Zugriff auf historische Daten.

Ein großer Finanzdienstleister, der Investment- und Bankdienstleistungen anbietet, implementiert eine Software zur Buchhaltung. Damit lassen sich alle finanziellen Transaktionen digital erfassen und revisionssicher speichern. Regelmäßige Prüfungen durch interne und externe Auditoren stellen sicher, dass die Einhaltung der GoBD-Anforderungen kontinuierlich überwacht wird. Zudem ermöglicht das System die unveränderbare Archivierung von Dokumenten und Transaktionen, wodurch die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit vollständig erfüllt werden.

Sechs Regeln zur steuerlich einwandfreien Buchhaltung

Pflicht für eine Verfahrensdokumentation

Zusätzlich zu den Grundsätzen der steuerlichen Aufzeichnung und Aufbewahrung von Unterlagen muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Sie hilft dabei, die elektronische Buchhaltung besser überprüfen zu können und beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der Archivierung. Zu diesem Ablauf zählen die folgenden sechs Schritte:

Aufbewahrungsfristen von elektronischen Dokumenten

Die Liste der elektronischen Dokumente, für die Aufbewahrungsfristen bestehen, ist lang. Die Pflichten zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von Belegen in der IT-gestützten Buchhaltung umfassen unter anderem diese Nachweise:

Diese Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, während für andere Nachweise, gestapelte Erfassungen und Geschäftsvorgänge laut GoBD abweichende Fristen zur Aufbewahrung gelten. Die nachfolgende Liste nennt einige Beispiele:

FAQ: Wichtige Fragen und Antworten

Was bedeutet GoBD-konform?

GoBD-konform bedeutet, dass alle elektronischen Buchführungs- und Archivierungssysteme die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff einhalten. Dies umfasst die revisionssichere Speicherung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Welche Strafen drohen bei Nicht-Einhaltung der GoBD?

Bei Verstößen gegen Grundsätze der GoBD drohen empfindliche Geldstrafen, Nachzahlungen und steuerliche Nachteile. Das Finanzamt kann Betriebsprüfungen anordnen und im schlimmsten Fall die Buchführung verwerfen, was zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führt. Es besteht zudem das Risiko von Reputationsverlust und rechtlichen Konsequenzen.

Wie integriere ich GoBD-konforme Software in mein bestehendes System?

Um GoBD-konforme Software zu integrieren, analysieren Sie zuerst alle aktuellen Prozesse und identifizieren notwendige Anpassungen. Wählen Sie eine Software, die GoBD-Anforderungen erfüllt, und planen sorgfältig die Implementierung. Schulungen für Mitarbeiter und regelmäßige Updates sind entscheidend, um die Einhaltung der GoBD langfristig sicherzustellen.

Welche spezifischen Herausforderungen haben Kleinunternehmen bei der Umsetzung der GoBD?

Kleinunternehmen stehen vor Herausforderungen wie begrenzten Ressourcen für die Implementierung und Wartung von GoBD-konformen Systemen, fehlendem Fachwissen zur Einhaltung komplexer Vorschriften und der Notwendigkeit, bestehende Prozesse und Systeme anzupassen. Zudem müssen sie sicherstellen, dass alle digitalen Daten revisionssicher und unveränderbar archiviert werden, was zusätzliche technische Anforderungen bedeutet.

TeamDrive: GoBD-konforme Software für Dokumentenmanagement

Mit der TeamDrive Software können Sie Ihre Daten und Belege revisionssicher verwalten und archivieren. Unsere Software ermöglicht es Unternehmen, geschäftliche Unterlagen in die Cloud hochzuladen und die Daten unveränderbar abzuspeichern. TeamDrive bietet so die Möglichkeit der GoBD-konformen Archivierung.

Bei jeder Installation erstellt TeamDrive Systems ein RSA 2048/3072 Schlüsselpaar für den vertraulichen Schlüsselaustausch. Alle Daten werden AES-256 verschlüsselt, bevor Sie in die Cloud hochgeladen werden. Die Schlüssel verbleiben beim Anwender. Mit der Ende-zu-Ende Verschlüsselung erhält nur der Benutzer selbst einen Zugang zu den unverschlüsselten Daten.

Der Anwender erstellt einen Ordner, in dem auch alte Unterlagen kopiert und mit entsprechendem Zeitpunkt der Aufbewahrung rückdatiert werden können. Bei jeder Änderung wird eine neue Version gespeichert. Ein unlöschbarer Audit Trail garantiert die Nachvollziehbarkeit der elektronischen Archivierung. Somit ersetzt unser Audit Trail auch die manuelle Verfahrensdokumentation.

Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie Ihre Spaces mit TeamDrive jederzeit GoBD-konform konfigurieren und wichtige Aufbewahrungsfristen für die in den Spaces befindlichen Dateien einstellen.

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