GoBD – ordnungsgemäße elektronische Buchführung und Archivierung

Viele Unternehmen archivieren ihre Dokumente und Unterlagen bereits elektronisch. Doch für die digitale Speicherung von relevanten Daten existieren Anforderungen, die zu beachten sind. Eine dieser Anforderungen sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Wir erläutern kurz und kompakt die wichtigsten Fakten zur ordnungsgemäßen Buchführung und Speicherung von elektronischen Belegen.

GoBD – was ist das eigentlich?

Die Abkürzung GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals im November 2014 herausgegeben wurde und noch im selben Jahr in Kraft trat. Im November 2019 ersetzte ein BMF-Schreiben die bisherige Anweisung. Das Ministerium veröffentlichte eine Neufassung mit zahlreichen Änderungen, die seit Januar 2020 gültig ist. Im Erlass der Finanzverwaltungen sind die Pflichten zur digitalen Ablage von steuerrelevanten Daten aus der Buchführung und den Geschäftsvorfällen geregelt.

Für wen gelten die Grundsätze der GoBD? Sie sind für alle Unternehmen verpflichtend. Denn die per Gesetz geregelte Verpflichtung ist nicht nur für Unternehmen verbindlich, die eine Buchführung vorweisen müssen, sondern auch für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige. Falls Mitarbeiter der Finanzverwaltung bei einer betrieblichen Prüfung nicht GoBD-konform aufgezeichnete Belege und Schriftstücke finden, drohen teure Konsequenzen.

Mit Einführung der GoBD wurden die bisher verpflichtenden Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in einer Verwaltungsanweisung zusammengefasst. In den alten Bestimmungen war bis dato geregelt, dass nur Unternehmen der steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen, wenn sie auch eine Buchführung haben müssen. Erst mit der GoBD wurden auch andere Personen und Firmen mit eingeschlossen.

Anpassung der GoBD im Jahr 2020

Bei der neuen Fassung der GoBD, die nun seit Januar 2020 verbindlich gilt, wurden mehrere Inhalte ergänzt oder in der Formulierung konkretisiert. Grund war die rasante Entwicklung der digitalen Möglichkeiten in den vergangenen Jahren und die damit einhergehenden neuen elektronischen Lösungen für Buchführung in Unternehmen.

Daher wurde unter anderem neu gefasst, dass nun auch Cloud-Systeme für die Verarbeitung und Ablage von Unternehmensdokumenten geeignet sind und die Voraussetzung von DV-gestützter Buchführungssysteme erfüllen. Außerdem können Belege nun auch mit der Foto-Funktion eines Smartphones erfasst und in der Cloud gespeichert werden. Darüber hinaus sind Unternehmen nicht mehr dazu verpflichtet, bei einer elektronischen Ablage die ursprünglichen Papierdokumente aufzubewahren, sofern keine inhaltliche Änderung erfolgt oder durch Konvertierung wichtige Informationen verloren gehen. Ebenso dürfen keine Zugriffe für die Finanzbehörden eingeschränkt werden, damit diese ihre Prüfung einwandfrei durchführen können.

Was ist zur Erfüllung der GoBD im Unternehmen zu tun?

Die Finanzverwaltungen fordern von Unternehmen eine revisionssichere Archivierung. Eine revisionssichere Verfahrensdokumentation beziehungsweise Buchführung beinhaltet, dass alle aufbewahrungspflichtigen Daten vor einer nachträglichen Bearbeitung oder Manipulation ausgeschlossen sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente in elektronischer Form vorliegen. Die GoBD regelt diese Vorgaben genau, damit die Buchführung im Betrieb jederzeit für einen Steuerberater sowie das Finanzamt nachvollziehbar bleibt.

Sechs Regeln zur steuerlich einwandfreien Buchhaltung

  • Nachprüfbarkeit: Alle Buchungen im Unternehmen erfolgen immer nach dem Prinzip, dass keine Buchung ohne Beleg durchgeführt wird. Darüber hinaus ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Denn bei einer Betriebsprüfung muss sich ein externer Sachverständiger, der nicht im internen Kontrollsystem agiert, in einem angemessen Zeitrahmen einen Überblick zu den Geschäftsvorgängen und zur Lage des Unternehmens verschaffen können.

  • Vollständigkeit: Nach dem Grundsatz der Aufzeichnungspflicht für einzelne elektronische Rechnungen ist jeder Vorgang im Geschäftsbetrieb vollzählig und lückenlos zu dokumentieren.

  • zeitnahe und richtige Buchung: Ein weiterer wichtiger Punkt ist die zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorgängen. Finanzielle Transaktionen in bar müssen innerhalb desselben Tages erfasst und gebucht werden. Für bargeldlose Transaktionen gilt eine Frist von zehn Tagen. Neben dem Faktor Zeit spielt auch die korrekte Aufzeichnungen von Buchungen eine große Rolle. Es dürfen nur die tatsächlichen Verhältnisse in den geschäftlichen Vorgängen abgebildet werden.

  • Ordentlichkeit und Unveränderlichkeit: Im EDV-System sind Buchungen systematisch zu erfassen, damit durch maschinelle Auswertbarkeit der Daten auch nachvollziehbare Ergebnisse entstehen. Zur Anwendung kommen dabei die Prinzipien der Klarheit, Übersichtlichkeit, Eindeutigkeit und Nachprüfbarkeit. Nachträgliche Änderungen müssen durchweg protokolliert sein, damit der ursprüngliche Inhalt immer feststellbar ist.

  • Sicherheit: Alle elektronischen Daten müssen vor einem unbefugten Zugriff und auch vor Verlust geschützt werden.

  • Aufbewahrung: Elektronisch erhaltene Schriftstücke und Daten unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Dabei ist die Form der Dokumente beizubehalten.

Pflicht für eine Verfahrensdokumentation

Zusätzlich zu den Grundsätzen der steuerlichen Aufzeichnung und Aufbewahrung von Unterlagen muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Sie hilft dabei, die elektronische Buchhaltung besser überprüfen zu können und beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der Archivierung. Zu diesem Ablauf zählen die folgenden sechs Schritte:

  • Entstehung (Erfassung)

  • Indizierung

  • Speicherung

  • eindeutiges Auffinden

  • Absicherung gegen Verlust und Verfälschung

  • Reproduktion der archivierten Informationen

Aufbewahrungsfristen von elektronischen Dokumenten

Die Liste der elektronischen Dokumente, für die Aufbewahrungsfristen bestehen, ist lang. Die Pflichten zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von Belegen in der IT-gestützten Buchhaltung umfassen unter anderem diese Nachweise:

  • Rechnungsbelege

  • digitale Kassenbücher

  • Aufzeichnungen der Material- und Warenwirtschaft

  • Lohnabrechnungen

  • Zeiterfassungen

  • Verfahrensdokumentationen

Diese Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, während für andere Nachweise, gestapelte Erfassungen und Geschäftsvorgänge laut GoBD abweichende Fristen zur Aufbewahrung gelten. Die nachfolgende Liste nennt einige Beispiele:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

TeamDrive: GoBD-konforme Software für Dokumentenmanagement

Mit der TeamDrive Software können Sie Ihre Daten und Belege revisionssicher verwalten und archivieren. Unsere Software ermöglicht es Unternehmen, geschäftliche Unterlagen in die Cloud hochzuladen und die Daten unveränderbar abzuspeichern. TeamDrive bietet so die Möglichkeit der GoBD-konformen Archivierung.

Bei jeder Installation erstellt TeamDrive Systems ein RSA 2048/3072 Schlüsselpaar für den vertraulichen Schlüsselaustausch. Alle Daten werden AES-256 verschlüsselt, bevor Sie in die Cloud hochgeladen werden. Die Schlüssel verbleiben beim Anwender. Mit der Ende-zu-Ende Verschlüsselung erhält nur der Benutzer selbst einen Zugang zu den unverschlüsselten Daten.

Der Anwender erstellt einen Ordner, in dem auch alte Unterlagen kopiert und mit entsprechendem Zeitpunkt der Aufbewahrung rückdatiert werden können. Bei jeder Änderung wird eine neue Version gespeichert. Ein unlöschbarer Audit Trail garantiert die Nachvollziehbarkeit der elektronischen Archivierung. Somit ersetzt unser Audit Trail auch die manuelle Verfahrensdokumentation.

Für umfangreichere Informationen fordern Sie unser Whitepaper zum Thema GOBD an.