GoBD-konforme Aufbewahrung von Daten

Viele Unternehmen archivieren ihre Dokumente und Unterlagen bereits elektronisch. Doch für die digitale Speicherung von Daten existieren  gesetzliche Anforderungen. Viele dieser Anforderungen sind formuliert in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz: GoBD.

TeamDrive sorgt dafür, dass Ihre Dateien oder Daten immer rechtssicher, also GoBD-konform aufbewahrt werden.

Aktivitäten-Log (Audit Trail)

Vor allem bei digitaler Zusammenarbeit mehrerer Personen kommt der Nachvollziehbarkeit der Datenströme und Datenveränderungen eine wichtige Bedeutung zu. Es ist oft hilfreich und wichtig zu wissen, wer wann Änderungen an welchen Dateien vorgenommen hat. Diese Nachvollziehbarkeit wird gewährleistet durch einen standardmäßig in TeamDrive integrierten Aktivitäten-Log – auch Audit Trail genannt.

In diesem Log werden nicht nur Änderungen an Dokumenten und Daten erfasst, sondern auch Zeitpunkt der Änderung, Identität, Benutzerrolle und Zugriffsrechte des zugreifenden Anwenders. Darüber hinaus auch dessen Verhalten (Trail) sowie das Gerät, mithilfe dessen zugegriffen wurde. Durch Audit Trail werden rechtliche Dokumentationspflichten in Prozessabläufen erfüllt. Wichtig ist das beispielsweise für die Qualitätssicherung sowie für die Prüfung und Sicherung von Beweisen.

Für die berufliche Arbeit von Geheimnisträgern ist die unveränderbare Aufzeichnung von digitalen Aktivitäten an schützenswerten Daten nach GoBD sogar zwingend vorgeschrieben. Durch Audit Trail können Vorgänge bei Prüfungen durch externe Prüforgane wie Behörden revisionssicher nachgewiesen werden.

Aufbewahrungsfristen

Außerdem schreiben unter anderem die GoBD für elektronische Dokumente bestimmte Aufbewahrungsfristen vor. Mit TeamDrive können Sie die Anforderungen der DSGVO nach automatischem Löschen gewährleisten und alle Anforderungen der Finanzbehörden nach unveränderbarer Archivierung und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge erfüllen. Für alle Dokumente, die Sie über TeamDrive nutzen, können Sie wahlweise eine Löschung oder Archivierung festlegen.

Sie können für einzelne Dokumente oder ganze Daten-Ordner (TeamDrive-Spaces) festlegen, wie lange diese Datei oder mehrere Dateien in diesem Ordner archiviert oder wann sie gelöscht werden sollen. Dabei ist der Zeitraum der Archivierung beliebig einstellbar, von wenigen Tagen bis zu zehn Jahren und mehr.

Sind Aufbewahrungsfristen erreicht, können Sie sich von TeamDrive entweder über das Erreichen des Fristendes benachrichtigen oder TeamDrive die Daten selbständig und ohne weitere Rückmeldung löschen lassen.

Unveränderbare Archivierung

Eine Forderung nach GoBD ist die nachvollziehbare und unveränderbare Archivierung von elektronischen Daten. Mit TeamDrive können Sie Ihre Daten und Belege problemlos revisionssicher und GoBD-konform verwalten und archivieren – und damit auch eine manuelle Verfahrensdokumentation ersetzen. Denn TeamDrive legt bei jedweder Änderung an einer vorhandenen Datei eine neue Version dieser Datei an. Diese Datei-Versionen sind unlöschbar, inhaltlich unveränderbar und können rückwirkend leicht einer Prüfung durch Finanzbehörden unterzogen werden.