Überwachung von Aufbewahrungsfristen
In einer Reihe von Gesetzen sind Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente geregelt.
TeamDrive unterstützt Sie dabei, diese gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
Mit TeamDrive können Sie die Anforderungen der DSGVO nach automatischem Löschen gewährleisten und alle Anforderungen der Finanzbehörden nach unveränderbarer Archivierung und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge erfüllen.
Für alle Dokumente, die Sie über TeamDrive nutzen, können Sie wahlweise eine Löschung oder Archivierung festlegen.
Sie können für einzelne Dokumente oder ganze Daten-Ordner (TeamDrive-Spaces) festlegen, wie lange diese Datei bzw. Dateien in diesem Ordner archiviert werden bzw. wann sie gelöscht werden sollen. Dabei ist der Zeitraum der Archivierung beliebig einstellbar, von wenigen Tagen bis zu 10 Jahren und mehr.
Sind Aufbewahrungsfristen erreicht, können Sie sich von TeamDrive entweder über das Erreichen des Fristendes benachrichtigen lassen, oder aber TeamDrive die Daten selbständig und ohne weitere Rückmeldung löschen lassen.
Das Überwachen der Aufbewahrungsfristen in Verbindung mit dem automatischen Löschen können Sie sich beispielsweise auch für die Verwaltung von Logfiles zu Nutze machen, in welchen Daten zur Nachvollziehbarkeit von Datei-Aktionen gespeichert sind.
So können Sie beispielsweise einen TeamDrive-Space nutzen, um darin Logfiles Ihrer Server abzulegen und diesen Ordner dann so konfigurieren, dass automatisch alle Logfiles gelöscht werden, die älter als 1 Monat sind.
Jederzeit können Sie übrigens manuell eine Löschsperre aktivieren. Das kann bspw. nützlich sein, wenn aufgrund eines Vorfalles Logfiles zu Zwecken der Aufarbeitung unvorhergesehen länger vorgehalten werden müssen.