GoBD einfach erklärt: Regeln für digitale Buchführung & Archivierung 2025

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln in Deutschland, wie steuerrelevante Daten digital gespeichert, archiviert und aufbewahrt werden müssen. Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler ist eine GoBD-konforme Archivierung Pflicht – nur so erfüllen sie die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit.

Das Wichtigste in Kürze:

• GoBD-Pflicht: Alle steuerrelevanten Daten sind vollständig, unveränderbar und revisionssicher zu archivieren.
• Cloud erlaubt: Seit 2020 sind Cloud‑Systeme ausdrücklich zulässig, sofern sie die GoBD erfüllen.
• Update 2024: Das BMF präzisiert u. a. Datenzugriff der Finanzverwaltung (z. B. DLS) und die Verarbeitung auf mobilen Geräten.
• Neu 2025: Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen und GoBD‑konform archivieren. Für bestimmte Unterlagen gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (vgl. Bürokratieentlastung).
• TeamDrive ist die sichere GoBD‑Komponente „Made in Germany“ für die revisionssichere Archivierung mit Ende‑zu‑Ende‑Verschlüsselung und Audit‑Trail.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF). Sie konkretisieren seit 2014, wie steuerrelevante elektronische Informationen – von Belegen bis Bewegungsdaten – nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar zu führen und aufzubewahren sind. Bei Nicht‑Einhaltung drohen Nachzahlungen, die Verwerfung der Buchführung und ggf. Schätzungen.

Geltungsbereich: Alle Unternehmen, Freiberufler*innen und Selbstständigen in Deutschland, die elektronische Systeme zur Buchführung/Archivierung einsetzen.

Historie und Neuerungen

• 2014: Erste Fassung der GoBD veröffentlicht.
• 2020 (Neufassung): Cloud‑Nutzung explizit erlaubt, mobile Erfassung (Scan/Foto) zulässig, Papieroriginal kann entfallen, wenn die digitale Version vollständig und unverändert ist; maschineller Datenzugriff für die Finanzverwaltung.
• 11. März 2024 (BMF‑Schreiben): Präzisiert Datenüberlassung (inkl. Meta‑/Stammdaten, Verknüpfungen), Aufnahme einer Anlage mit Details zu digitalen Schnittstellen; DLS (Digitale LohnSchnittstelle) für Lohnsteuer‑Außenprüfungen; Klarstellungen zum Einsatz mobiler Systeme.
• ab 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E‑Rechnungen im B2B – GoBD‑konforme Annahme und Archivierung erforderlich. Der Versand wird stufenweise verpflichtend.
• Neu seit 2025: Verkürzte Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen auf 8 Jahre (Bürokratieentlastung). Bilanz/Inventare/Jahresabschlüsse bleiben grundsätzlich 10 Jahre, Geschäftsbriefe/sonstige Unterlagen i. d. R. 6 Jahre.

Zentrale GoBD‑Anforderungen

Zu den GoBD-Grundsätzen gehören folgende Aspekte: die revisionssichere Speicherung, die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von Daten sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

1. Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
   Geschäftsvorfälle und Prozesse müssen lückenlos dokumentiert sein (inkl. Historie).
2. Vollständigkeit & Richtigkeit
   Sämtliche steuerrelevanten Daten sind vollständig und wahrheitsgetreu zu führen.
3. Zeitgerechte Erfassung
   Bargeschäfte taggleich, unbare Vorgänge innerhalb von 10 Tagen erfassen.
4. Ordnung & Klarheit
   Geordnete, maschinell auswertbare Ablage; eindeutige Strukturen/IDs.
5. Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit)
   Änderungen sind unlöschbar protokolliert; Originalformate bleiben erhalten.
6. Sicherheit
   Schutz vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff.
7. Aufbewahrung
   i. d. R. 10 Jahre (z. B. Bilanzunterlagen), 6 Jahre (z. B. Geschäftsbriefe); neu: 8 Jahre für bestimmte Unterlagen.

E‑Rechnung & GoBD (seit 2025)

• Empfangspflicht: Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können.
• Archivierung: E‑Rechnungen sind GoBD‑konform und unveränderbar zu archivieren (Originalformat).
• Versand: Wird stufenweise verpflichtend; bis dahin sind Übergangslösungen (z. B. Office + Add‑in für PDF/ZUGFeRD) möglich – Versionshistorie und Protokollierung sicherstellen.
• Prozesse: Eingangsrechnungen digital prüfen, freigeben, verbuchen, archivieren – alles dokumentiert in der Verfahrensdokumentation.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD sind für alle Unternehmen verpflichtend – von der großen Kapitalgesellschaft bis zum Solo-Selbstständigen. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer müssen ihre steuerrelevanten Unterlagen GoBD-konform archivieren.

Werden bei einer Prüfung nicht ordnungsgemäß gespeicherte Belege gefunden, drohen hohe finanzielle Konsequenzen.

Erfahren Sie in diesem Video mehr zu den Grundlagen der GoBD und warum es wichtig ist, die GoBD zu kennen und zu beachten.

Gesetze und Regelungen als Rahmen für die Grundsätze

Die GoBD leiten sich aus mehreren zentralen Gesetzen ab:

• Handelsgesetzbuch (HGB)

  • § 238 HGB: Buchführungspflicht

  • § 239 HGB: Führung der Handelsbücher

  • § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen

• Abgabenordnung (AO)

  • § 145 AO: Buchführungspflicht

  • § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung

  • § 147 AO: Aufbewahrungspflichten

• Umsatzsteuergesetz (UStG)

  • § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen

Was ist zur Erfüllung der GoBD im Unternehmen zu tun?

Die Finanzverwaltungen fordern von Unternehmen eine revisionssichere Archivierung. Eine revisionssichere Verfahrensdokumentation beziehungsweise Buchführung beinhaltet, dass alle aufbewahrungspflichtigen Daten vor einer nachträglichen Bearbeitung oder Manipulation ausgeschlossen sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente in elektronischer Form vorliegen. Die GoBD regelt diese Vorgaben genau, damit die Buchführung im Betrieb jederzeit für einen Steuerberater sowie das Finanzamt nachvollziehbar bleibt.

Praxisbeispiele für die Umsetzung in Unternehmen

Kleines Unternehmen (Einzelhandel): POS → Buchhaltungssoftware → automatische, revisionssichere Belegarchivierung; regelmäßige Backups; Aufbewahrung ≥ 8/10 Jahre.

Freiberufler (Design): Cloud‑Buchhaltung, Belege per App scannen, GoBD‑Archivierung, ortsunabhängiger Zugriff; Ende‑zu‑Ende‑gesichert.

Mittelstand (Produktion): ERP‑Integration, alle Geschäftsvorfälle digital erfasst, Backups/Audits, Einhaltung 10/6 Jahre.

Konzern (Handel/Finance): Revisionssichere Archivierung, automatisierte Workflows, interne/externe Audits, sicherer Zugriff auf Historie.

Verfahrensdokumentation (Pflicht)

Die Verfahrensdokumentation beschreibt Entstehung, Erfassung, Verarbeitung, Speicherung, Auffindbarkeit, Sicherung und Reproduktion steuerrelevanter Informationen – inkl. Zuständigkeiten, Systeme, Schnittstellen, Änderungen und Kontrollen. Sie muss aktuell, vollständig und prüfbar sein.

Typischer Aufbau

• Prozesslandkarte (Purchase‑to‑Pay, Order‑to‑Cash, Kasse, Lohn, Anlagen, Archiv)
• Systemübersicht (Fibu, DMS/Archiv, Kasse, ERP/CRM, Tools, Cloud)
• Berechtigungen & IT‑Sicherheit
• Scan‑/Digitalisierungsverfahren (inkl. Belegvernichtung)
• E‑Rechnung (Formate/Prüfpfade)
• Kontrollen & Monitoring (inkl. Protokolle/Audit‑Trail)

Sechs Regeln zur steuerlich einwandfreien Buchhaltung

Aufbewahrungsfristen von elektronischen Dokumenten

Die Liste der elektronischen Dokumente, für die Aufbewahrungsfristen bestehen, ist lang. Die Pflichten zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von Belegen in der IT-gestützten Buchhaltung umfassen unter anderem diese Nachweise:

Diese Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, während für andere Nachweise, gestapelte Erfassungen und Geschäftsvorgänge laut GoBD abweichende Fristen zur Aufbewahrung gelten. Die nachfolgende Liste nennt einige Beispiele:

FAQ: Wichtige Fragen und Antworten

Was bedeutet GoBD‑konform?

Ein System arbeitet GoBD‑konform, wenn Speicherung/Archivierung revisionssicher, Änderungen protokolliert, Daten unveränderbar, Aufbewahrungsfristen eingehalten und maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet sind.

Welche Folgen drohen bei Verstößen?

Mögliche Nachzahlungen, Verwerfung der Buchführung, Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, Betriebsprüfungs‑Stress und Reputationsschäden.

Wie integriere ich GoBD‑taugliche Software?

Prozessanalyse → Auswahl nachweislich geeigneter Lösung → Implementierung & Migration → Schulung → Updates/Audits. Tipp: Eine Cloud‑Komponente wie TeamDrive reduziert Aufwand und Kosten.

Spezielle Hürden für Kleinunternehmen?

Limitierte Ressourcen, komplexe Vorschriften, bestehende Ablagen. Lösung: Einfache Cloud‑Komponente für revisionssichere Archivierung + klare Verfahrensdokumentation.

Dürfen Papierbelege vernichtet werden?

Ja, wenn das Scan‑/Digitalisierungsverfahren dokumentiert ist und die digitale Version vollständig, echt und unverändert ist. Originale sind nicht mehr zwingend erforderlich (Ausnahmen beachten).

Muss ich E‑Rechnungen 2025 empfangen können?

Ja. Der Empfang ist verpflichtend. Der Versand wird stufenweise Pflicht. Archivierung erfolgt GoBD‑konform im Originalformat.

TeamDrive: GoBD‑konforme Archivierung „Made in Germany“

TeamDrive ist keine Buchhaltungssoftware, sondern die spezialisierte Archivierungskomponente für Ihre GoBD‑Konformität.

So erfüllt TeamDrive zentrale GoBD‑Prinzipien:

• Revisionssicherheit: Automatische Versionierung, unlöschbarer Audit‑Trail, lückenlose Nachvollziehbarkeit.
• Unveränderbarkeit: Originaldateien bleiben erhalten, Änderungen werden protokolliert.
• Sicherheit by Design: Ende‑zu‑Ende‑Verschlüsselung (Daten werden vor dem Upload mit AES‑256 verschlüsselt), RSA‑2048/3072 für Vertraulichkeit beim Schlüsselaustausch; Schlüssel bleiben beim Anwender.
• Standort Deutschland: Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren.
• Ablagestruktur nach Maß: Eigene Strukturen übernehmen; keine starren ERP‑Vorgaben.
• Zugriff & Wiederherstellung: Jederzeit zugänglich, wiederauffindbar, wiederherstellbar über die Aufbewahrungsfrist hinweg.
• Kosteneffizient: < 7 € / Monat für die revisionssichere Archivierungskomponente.

Wichtig: Finanzämter zertifizieren keine Revisionssicherheit von Software. TeamDrive liefert die technische Grundlage; die Gesamtkonformität entsteht erst durch korrekte Prozesse und Ihre Verfahrensdokumentation.

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