Clouds für Steuerberater und Steuerkanzleien

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile für den Arbeitsalltag in einer Steuerkanzlei. Clouds für Steuerberater vereinfachen und beschleunigen die Kommunikation mit Mandanten und dem Finanzamt. Dabei sind hohe Sicherheitsanforderungen zu beachten, um sensible und vertrauliche Daten zu schützen. Wir zeigen hier interessante Anwendungsszenarien für Cloud-Lösungen in Steuerbüros.

Cloud-Dienste für Steuerberater

Cloud-Lösungen erleichtern einem Steuerbüro das digitale Bearbeiten von Dokumenten und damit die Zusammenarbeit mit Kollegen. Die Zahl der Anwendungsszenarien, die eine Cloud für Steuerberater attraktiv machen, ist groß. Wir haben Beispiele aus dem Arbeitsalltag einer Steuerkanzlei in der folgenden Liste zusammengefasst, die aufzeigen, wie praktisch der Einsatz von Cloud Computing im Steuerwesen ist.

Neben den aufgezählten Vorteilen von Clouds in Steuerkanzleien existieren weitere Aspekte, die besondere Relevanz für die Sicherheit von Daten haben, wenn Steuerberater eine Cloud nutzen. Für das digitale Bearbeiten von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen ist das DSGVO-konforme Sichern von Daten unerlässlich. Außerdem unterliegen alle IT-gestützten Prozesse in einem Steuerbüro den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). TeamDrive erfüllt mit seiner ausgezeichneten Cloud-Lösung alle Anforderungen für eine Cloud im Steuerwesen. Zusätzlich wird für die Cloud-Dienste von TeamDrive ein gesonderter Vertrag für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB mit ausgestellt.

Mit TeamDrive können Steuerberater und Steuerkanzleien alle Daten sicher und geschützt speichern, verwalten, bearbeiten und austauschen. Die Aspekte des Datenschutzes werden bei der elektronischen Dokumentenablage vollständig eingehalten. Besonders praktisch ist eine Cloud-Lösung im Steuerbüro für Mandanten, die ihre Unterlagen digital für die Steuerberatung bereitstellen können. Erfahren Sie im nächsten Abschnitt mehr über das Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandat beim Einsatz von sicheren Cloud-Diensten.

Cloud-Lösungen im Steuerbüro ermöglichen sicheren Datenaustausch

Über TeamDrive ist es sehr einfach möglich, Mandanten digital an einer Steuerberater-Software anzubinden. Dieser Vorgang ist einfach und preiswert umzusetzen, sodass viele Mandanten diesen Service schätzen. Ein sicherer Datenaustausch erweist sich in vielerlei Hinsicht als vorteilhaft.

Klienten erhalten Belege zunehmend in digitaler Form. Schriftstücke lassen sich jedoch auch durch Scannen digitalisieren, sodass Unterlagen nicht mehr in Papierform in einem Ordner abgelegt werden müssen. Kunden speichern solche Daten in einem Ordner auf ihren Endgeräten. Der Ordner wird vom Steuerbüro über den Service von TeamDrive bereitgestellt. Das ermöglicht einen schnellen, flexiblen und sicheren Datenaustausch über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Mandaten müssen hierfür keine weiteren Schritte einleiten, denn die Verschlüsselung läuft völlig automatisiert ab.

Mitarbeiter in einer Steuerkanzlei warten nicht mehr auf Unterlagen von Kunden, bis diese zu einem Stichtag vorliegen. Sie erhalten die gespeicherten und freigegebenen Dokumente automatisch aus der Cloud, um sie zu prüfen und zu bearbeiten. Parallel dazu bleiben die Dateien langfristig und GoBD-konform archiviert, ohne teure Kosten zu verursachen.

Vorteile einer Cloud für den Steuerberater

Mandanten und Kanzleien erhalten die Option, den digitalen Austausch von Belegen und Daten individuell zu konfigurieren. Dieser Prozess erfüllt automatisch durch das sichere Verschlüsselungsverfahren der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung alle Vorgaben für den Datenschutz. Inhalte, die in den Ordnern einer Cloud liegen, werden dabei immer synchronisiert und sind daher stets aktuell. Die Cloud-Lösung von TeamDrive vereinfacht die Erfassung von Belegen, sodass die Nutzung keine besonderen IT-Kenntnisse erfordert. Jedes Büro einer Steuerberatung, das TeamDrive als Cloud-Dienst nutzt, verfügt über eine unlimitierte Anzahl von Lizenzen für Mandanten. Es fallen hierfür keine Mehrkosten an.

So profitieren Mandanten von Cloud-Lösungen im Steuerbüro

Der Mandant sichert seine gescannten Dateien in einem definierten Ordner in der Cloud auf seinem Rechner oder Server. Seine Daten werden danach verschlüsselt und automatisch an den Steuerberater übertragen. Der Vorgang verläuft im Hintergrund. Mit einer TeamDrive Professional Lizenz kann der Mandant den Prozess speichern. Angebote, Projektdokumentationen und andere Daten werden dadurch automatisch und revisionssicher aufbewahrt.

Dank dieser Vorteile ist TeamDrive als Cloud-Lösung für Steuerberater zusätzlich eine sichere und günstige Ergänzung zu DATEV Unternehmen Online. Diese Anwendung ist bereits in vielen Steuerkanzleien im Einsatz.

DATEV Unternehmen Online mit TeamDrive gemeinsam nutzen

DATEV Unternehmen Online ist eine Plattform für den elektronischen Austausch von Daten. Dafür stehen drei verschiedene Optionen der Datenanbindung zur Verfügung: per DATEV-Cloud, per E-Mail oder per Belegtransfer.

Der Belegtransfer ist mithilfe von TeamDrive anzusteuern. Nach dem Konfigurieren der Schnittstelle zwischen TeamDrive und DATEV Unternehmen Online legen Mandanten ihre gescannten oder bereits in elektronischer Form vorliegenden Dokumente in definierten Ordnern in einem TeamDrive-Space ab.

Im empfangenden System, in diesem Fall ist das die Plattform DATEV Unternehmen Online, wird dieser Ordner im TeamDrive-Space als Import-Ordner festgelegt. Der Steuerberater führt einen Datenimport ins verarbeitende System durch. Mandanten erhalten ihre Auswertungen der Steuerberatung sowie andere Dateien in weiteren Ordnern, die das Steuerbüro angelegt hat. Klienten besitzen die Option, die Cloud von TeamDrive jederzeit kostengünstig zu erweitern, um eine revisionssichere Archivierung von Vertriebsunterlagen GoBD-konform sicherzustellen.

Team Drive ist die optimale Cloud-Lösung für Steuerberatung

Mit dem Cloud-Dienst von TeamDrive legen Sie als Steuerberater sensible Daten über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sicher ab oder versenden diese ebenfalls verschlüsselt an Kunden. Das Speichern und Übertragen von Informationen in der Cloud erfolgt mit TeamDrive gemäß der Vorgaben der DSGVO und der GOBD. Alle Daten befinden sich auf sicheren Servern in Deutschland. Steuerkanzleien, die mit TeamDrive arbeiten, erfüllen sämtliche Standards zur Datensicherheit und zum Datenschutz.

Darüber hinaus dient TeamDrive als kostengünstiger, dezentraler Speicherort für Dokumente und Informationen, die durch den Arbeitsalltag im Steuerbüro entstehen. Ihren Mandanten gewähren Sie über kostenfreie Lizenzen einen sicheren Zugriff auf von Ihnen festgelegte Ordner. Für 5,66 € pro Arbeitsplatz und Monat (Professional Starter 1 Cloud/jährliche Zahlung) erhalten Steuerbüros einen umfangreichen Service, um digitale Daten problemlos zu verarbeiten zu speichern.