Clouds für Vereine und Verbände: Sicheres Speichern von Mitgliederdaten

Die Digitalisierung betrifft auch Vereine und Verbände, die Mitgliederdaten verwalten. Früher wurden Anträge von neuen Mitgliedern noch in Papierform in Ordnern archiviert. Inzwischen füllen neue Mitglieder einen digitalen Mitgliedsantrag aus. Dabei spielen Cloud-Lösungen und der Datenschutz eine größere Rolle, um personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern sicher zu speichern. Wir beleuchten die Vorteile einer Cloud für Vereine und Organisationen und zeigen Anwendungsfälle aus der Praxis.

Welche Vorteile hat eine Cloud für Vereine?

Im administrativen Alltag eines Vereins bietet Cloud Computing einige Vorteile. Die Arbeit mit Daten beginnt bei der Mitgliederverwaltung und zieht sich bis in den Vorstand, der seine Sitzungen digital protokolliert. Häufig werden diese Dokumente anderen Mitgliedern des Vereins zugänglich gemacht. Ein Verein ist außerdem dazu verpflichtet, eine revisionssichere Buchhaltung durchzuführen und jährlich einen geprüften Finanzbericht zu erstellen. Eine Cloud-Lösung wie TeamDrive hilft, die typischen Vereinsaufgaben einfach und sicher sowie gemeinschaftlich zu erledigen.

Eine intelligente Software-Lösung bietet Vereinen die Chance, effizient zu arbeiten. Dazu zählen der Austausch von Daten, das Speichern und Archivieren von Dateien und die kollaborative Zusammenarbeit, beispielsweise in Arbeitsgruppen. Der größte Pluspunkt einer Cloud für Vereine ist, dass jederzeit und an jedem Ort berechtigte Mitglieder auf gespeicherte Daten zugreifen können. Das erleichtert etwa die Verwaltung und Pflege von Mitgliederdaten oder den Austausch von Arbeitspapieren. Ebenso lässt sich über Cloud-Dienste eine sichere und verschlüsselte Kommunikation zwischen Mitgliedern und Organen des Vereins realisieren.

Dabei können die Mitglieder auf bereitgestellte Dokumente und relevante Informationen zugreifen, sofern ihnen ein Administrator die dafür nötigen Zugriffsrechte einrichtet. Cloud-Lösungen für Vereine bieten demnach die Grundlage für moderne und ortsungebundene Kommunikation und Zusammenarbeit in Gruppen.

Vereine benötigen dafür keinen eigenen Server oder eine IT-Infrastruktur. Cloud-Anbieter stellen mit ihrer Software eine perfekte Alternative bereit, um Organe und Mitarbeiter eines Vereins zu entlasten. Darüber hinaus schützt das Speichern von Daten auf externen Servern einer Cloud auch vor einem Datenverlust. Durch die Nutzung einer Cloud-Lösung ist es möglich, sich mit externen Partnern zu vernetzen und entsprechende Zugriffsrechte zu vergeben.

Anwendungsfälle von Cloud-Lösungen in Vereinen und Verbänden

Vereine verarbeiten täglich personenbezogene Daten. Gerade in der Mitgliederverwaltung ist eine sichere Cloud als Basis der Datenverarbeitung viel wert. Neben der Option, schnell und ortsunabhängig auf Daten zuzugreifen, lassen sich die Daten bei Änderungen auch synchronisieren, sodass simultan mehrere Mitarbeiter zeitgleich daran arbeiten können.

Die revisionssichere Archivierung von Rechnungen und Belegen vereinfacht nicht nur die Verwaltung, sondern fördert die transparente Kassenprüfung. Auf digitalisierte Dateien besitzt das zuständige Team einen Zugriff, online im Internet und parallel über Computer, Tablets oder mobile Apps auf dem Smartphone.

Das digitale Speichern und Archivieren von Unterlagen aus der Vereinsarbeit spart automatisch Platz in den Vereinsräumen. Über die Suchfunktion lassen sich bereits archivierte Dokumente schnell wiederfinden. Zudem erfüllen vor allem kostenpflichtige Cloud-Anbieter den europäischen Datenschutz nach der DSGVO. Das heißt, dass sich niemand weitere Gedanken über die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung machen muss.

Eine professionelle Cloud für Vereine zu nutzen, sorgt für einen verantwortungsbewussten Umgang mit allen sensiblen und personenbezogenen Daten im Verein. Das ist oft auch gegenüber den Mitgliedern ein wichtiges Signal. Cloud-Speicher vereinfachen die kollaborative Zusammenarbeit im Verein und mit anderen Stakeholdern. Mit wenigen Klicks ist es beispielsweise möglich, einem Steuerberater den Zugriff auf alle notwendigen Dateien zu geben.

Die Wartung der Cloud erfolgt automatisch, denn die meisten Software-Lösungen sind ohne Installation online verfügbar. Bei Notwendigkeit wird ein lokales Update der Software durchgeführt.

Finden Sie den optimalen Cloud-Service für Vereine

Cloud-Dienste weisen einige Vorteile für gemeinschaftliche Organisationen und ihre Mitglieder auf. Allerdings unterscheiden sich die Leistungen und Sicherheitsfunktionen verschiedener Anbieter stark voneinander. Kostenlose Cloud-Speicher für Vereine, wie beispielsweise Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive, sind preiswert und versprechen eine einfache Bedienung. Allerdings erfüllen sie nicht die Anforderungen für das Speichern von personenbezogenen Daten und die strengen Vorgaben der DSGVO sowie die Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung laut GoBD.

TeamDrive als Cloud für Vereine und Verbände

Deshalb lohnt sich ein Blick auf TeamDrive als optimale Cloud-Lösung für Vereine. Das Paket Professional Starter 5 eignet sich für Vereine, um vertrauliche Mitgliederdaten nach den Vorschriften des europäischen Datenschutzes zu speichern und zu verarbeiten. Alle Daten werden auf Servern gespeichert, die sich in Deutschland befinden. Das schließt auch vereinsinterne Dokumente und Rechnungen mit ein.

Mit TeamDrive besteht die Möglichkeit, sowohl Vereinssoftware als auch Mitgliederverwaltung mit einer Cloud zu verbinden. Damit legen Sie den Grundstein für eine einfache Administration. Mit dem Service von TeamDrive benötigt die Organisation keine eigenen Server, um Daten zu speichern oder Backups anzulegen. Die Cloud-Lösung von TeamDrive bietet diese Funktionen selbst an.

TeamDrive entwickelt die Funktionen der Cloud ständig weiter, um Nutzung und Sicherheit zu verbessern. Über ein Outlook Add-In oder die SecureOffice-Apps lässt sich die Software auch mit externen Anwendungen wie Microsoft 365 verknüpfen. TeamDrive ist nicht nur als Cloud für Vereine interessant, sondern auch als Cloud für Non-Profit-Organisationen und Verbände, die ähnliche Strukturen in der Organisation und Zusammenarbeit aufweisen.

Datenschutz in der Mitgliederverwaltung von Vereinen und Verbänden

Professionelle Cloud-Lösungen, die Server in Deutschland nutzen, erfüllen die Anforderungen des Datenschutzes in den meisten Fällen. Dennoch gibt es einige Aspekte für das Speichern von sensiblen Daten zu berücksichtigen. Die Mitgliederverwaltung in Ihrem Verein darf nur Informationen speichern, die zur Durchführung der Vereinsmitgliedschaft nötig sind. Das heißt, dass etwa für das Erstellen und Nutzen von Fotos eine weitere Einwilligung durch betreffende Mitglieder erfolgen muss.

Selbstverständlich erhält der Verein eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Dadurch ist das Verarbeiten und Speichern von sensiblen Daten durch Dritte möglich. Der Vorstand sichert sich damit auch dann rechtlich ab, wenn sensible Daten in einer sicheren Cloud von TeamDrive liegen. Hier kommt das Prinzip Zero Knowledge zum Tragen, dass ein Cloud-Anbieter als Dienstleister selbst keine Einsicht in die Cloud erhält.

Für TeamDrive ist kein besonderes technisches Fachwissen nötig. Unsere Speicher-Lösung lässt sich einfach in die bisherige Arbeitsweise integrieren. Die DSGVO-konforme Datenspeicherung ermöglicht die rechtssichere Verwaltung von Mitgliederdaten. Zusätzlich lassen sich beliebig viele Spaces einrichten, um Fotos von Veranstaltungen mit den Teilnehmern oder Mitgliedern auszutauschen. Auch die Verwendung von TeamDrive Spaces zur Organisation für Events und Projekte ist eine nützliche Funktion für Vereine.

Sie suchen nach einer sicheren und praktikablen Cloud-Lösung, um vertrauliche oder personenbezogene Daten zu verarbeiten? Sie besitzen keine eigene IT-Abteilung, Server oder technische Infrastruktur. Ihre Mitarbeitenden oder Mitglieder benutzen eigenen Endgeräte? Dann probieren Sie jetzt TeamDrive als Cloud-Lösung für Vereine, Verbände oder Non-Profit-Organisationen aus.