Wer regelmäßig mit einem umfangreichen Dateisystem arbeitet, kennt das Problem bestimmt. Ein falscher Klick beim Dokumentenmanagement und schnell ist eine Datei ungewollt verschoben oder gelöscht. Beim Versuch, die Aktion rückgängig zu machen, scheitert es meist schon daran, die entsprechende Datei wieder aufzuspüren. Um einen Datenverlust zu vermeiden, hilft ein integrierter Audit Trail. Er ist für eine effiziente Zusammenarbeit im Team bei der Datensynchronisation unerlässlich.

Digitale Arbeitsprozesse im Büro – Gemeinsames Dokumentenmanagement

Die Collaboration nimmt immer mehr Bedeutung in unserem alltäglichen Arbeitsleben ein. Die gemeinsame Datenhaltung innerhalb einer Bürogemeinschaft oder der Datenzugriff auf ein Dokument sind nicht mehr wegzudenken. In der Projektarbeit vollzieht sich der Workflow längst auf der virtuellen Ebene in einem Cloud-System. Der Datenaustausch erfolgt über einen zentralen SharePoint, der gleichzeitig auch als Speicherverwaltung und Backup funktioniert.

Es gibt dafür Inhouse-Lösungen auf dem eigenen Webserver oder zahlreiche Anbieter von Cloud Services. Die Zugriffskontrolle ist jeweils über eine Benutzerverwaltung geregelt. Ohne erfolgreiche Authentifizierung ist kein Verbindungsaufbau zum Server möglich. Um Datensicherheit zu gewährleisten, ist bei der Tool-Auswahl darauf zu achten, wo sich das Rechenzentrum befindet. Das ist Voraussetzung, um prüfen zu können, welches Datenschutzgesetz gültig ist.

Was ist ein Audit Trail?

Ein Audit Trail bezeichnet die korrekte Durchführung von Prozessen und die Einhaltung aller dafür definierten Schritte. Dabei hinterlässt jede Abfolge einer Handlung oder eines Ereignisses eine Spur. Durch den Audit kann dieser Trail zurückverfolgt, protokolliert und archiviert werden.

Es ist also eine sichere, elektronische Überwachung und Dokumentation von Personen und Handlungen während einer bestimmten Zeit. Auch wenn die Begriffe Audit Trail und Audit Log im Deutschen meist synonym verwendet werden, bestehen kleine Unterschiede. Während ersteres eher Änderungen an Dokumenten aufzeichnet, überwacht das System des Audit Logs die Rolle des Anwenders und dessen Verhalten.

Wofür wird ein Audit Trail benötigt?

Abgesehen vom Schutz vor Datenverlust ist ein Audit Trail für zwei wesentliche Aufgaben bestimmt:

  • Nachverfolgung durch Erstellung eines Fehlerprotokolls

    Als Kontrollsystem protokolliert ein Audit Trail alle Bewegungen im elektronischen Datenstrom. Im Schadensfall sind damit die einzelnen Prozesse (Aktivitäten der Benutzer) der handelnden Personen (Benutzername, Gerät) von der Administration nachvollziehbar aufgezeichnet. Mit der Nachverfolgung erhalten Sie jedoch noch mehr Informationen. In einem Problemfall können Sie oder der Administrator ohne Umwege schnell die Ursache herausfinden und zum Beispiel die Datenwiederherstellung vereinfachen.

  • Erfüllung der rechtlichen Dokumentationspflicht in Prozessabläufen

    Zusätzlich dient der Audit Trail dem Prüfwesen und der Sicherung von Beweisen. Dieses System der Qualitätssicherung kommt beispielsweise auch bei der Herstellung von Arzneimitteln und Medizinprodukten zum Einsatz. Dabei bestimmen sowohl die ISO 13485 und die Richtlinien der GMP den Audit Trail als eine wesentliche Anforderung an die „Gute Herstellungspraxis“. Mit dieser lassen sich ungewollte Änderungen im Produktionsablauf überwachen, welche möglicherweise gesundheitsschädliche Auswirkungen haben können.

Datenschutz und Datensicherung im Unternehmen

Viele Unternehmen nehmen es mit dem Datenschutz häufig immer noch zu locker. Mit der Einführung der neuen europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, findet ein Umdenken statt. Aufsichtsbehörden fordern deshalb Lösungen und weisen vermehrt darauf hin, dass Datensicherheit und die Integrität der Datenpakete immer gewährleistet sein muss. Ein Audit Trail unterstützt Sie auch in diesem Punkt, wenn es um die Identifikation von Sicherheitslücken bei der Datenhaltung geht.

TeamDrive bietet integrierten Audit Trail

TeamDrive bietet ein Cloud-System, das beliebig viele lokale Daten überwacht und für eingeladene Nutzer synchronisiert. Dank Audit ist transparent nachvollziehbar, wer mit welchem Endgerät an einem Dokument gearbeitet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Zudem sind diese Datenpakete in der Logdatei für Transaktionen festgehalten.

Darin erhält jeder Eintrag eine Global ID des Dokuments sowie einen Zeitstempel, ein Datum, die User-ID und die Device-ID. Die Auswertung dieser Daten können Sie sich als CSV-Datei herunterladen. Die Logdatei ist unveränderbar. Der Export vollzieht sich durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und kann auch manuell nicht beeinflusst werden.

Vorteile des Audit Trail im Überblick:

  • Schutz vor Datenverlust

  • Datensicherung durch lückenlose Ende-zu Ende-Verschlüsselung und Zero-Knowledge-Architektur

  • Datenschutz nach deutschem Datenschutzgesetz

  • Automatische Backup-Funktion

  • Nachvollziehbare Beschreibung aller Prozesse

  • Automatische Versionsverwaltung

  • Offline-Bearbeitung mit anschließender Synchronisation

Zusammenfassend bietet TeamDrive Ihnen eine sichere Datenspeicherung nach den Vorgaben der DSGVO, eine Backup-Funktion, eine vertrauliche Zusammenarbeit an einer Datei sowie einen integrierten Audit Trail. Dadurch bleibt jeder Arbeitsschritt nachvollziehbar.

Testen Sie jetzt den Audit Trail bei TeamDrive!