Hamburg, 11. März 2020 – In kaum einer Branche geht es um mehr persönliche Daten als in der Personalberatung. Für alle Personalberater, Headhunter und Executive Searcher, die mit wenig Aufwand gewährleisten wollen, dass ihre Datenverarbeitung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht, empfiehlt die Hamburger TeamDrive GmbH ihren gleichnamigen Synchronisations- und Datenaustauschdienst. Was kompliziert klingt, ist ganz einfach: Jede Bewerbung bzw. Personalakte kann von dem Sync&Share-Service automatisch DSGVO-konform empfangen und mit den Aufbewahrungsfristen gemäß Datenschutz-Grundverordnung versehen werden. Der Dienst sorgt selbstständig dafür, dass die Datensätze exakt so lange aufbewahrt werden, wie es die Gesetzeslage in Deutschland vorsieht – und danach dementsprechend gelöscht werden.
TeamDrive genügt eigenen Angaben zufolge nicht nur dem geltenden Datenschutzrecht, sondern sorgt zugleich für die Einhaltung der GoBD. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind in Deutschland zwingend einzuhalten, um den Anforderungen der Finanzverwaltungen zu genügen. Dabei geht es keineswegs nur um Buchhaltungsunterlagen im engeren Sinne, sondern ausnahmslos um alle Dateien, die Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg nehmen. Dazu gehören beispielsweise Angebote, Ausschreibungen, Erfolgsvereinbarungen, Kalkulationen und Verträge sowie natürlich auch das gesamte Rechnungswesen. Alle diese Dateien müssen technisch und organisatorisch unveränderbar aufbewahrt werden. Findet das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Lücken im System, kann es die Steuerschuld des Betriebes schätzen.
Problemzonen DSGVO und GoBD gelöst
„TeamDrive schafft die für jedes im Personalbereich tätige Unternehmen quälenden Problemzonen DSGVO und GoBD aus der Welt“, sagt TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck. Landläufige Programme wie Microsoft Office, Word, Powerpoint oder Excel können weiterhin unverändert genutzt werden, betont der Anbieter. Der TeamDrive-Service sorgt automatisch dafür, dass das von allen Programmen gemeinsam verwendete Dateisystem auf DSGVO- und GoBD-Konformität umgestellt wird. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Dokumente gesetzeskonform wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden, heißt es bei TeamDrive.
Hohe Sicherheit durch Backup und Verschlüsselung
Zudem führt die TeamDrive GmbH zwei weitere Vorteile der eigenen Lösung an. Erstens ist jederzeit ein Backup in der Cloud verfügbar, sollte der Firmenrechner kaputtgehen oder die Daten darauf etwa durch eine Hackerattacke unbrauchbar werden. Das ist bei einem Festplattencrash ebenso nützlich wie bei einem sogenannten Ransomware-Angriff, bei dem ein Erpressungsprogramm dem rechtmäßigen Besitzer erst wieder Zugriff auf seine Daten ermöglicht, nachdem ein Lösegeld bezahlt wurde. Zweitens werden alle Daten mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. „Ende zu Ende“ bedeutet, dass die Daten derart verschlüsselt sind, dass sie ausschließlich für den jeweiligen Personalberater selbst bzw. seine Mitarbeitenden lesbar erscheinen. Konkret: Selbst wenn die Daten gestohlen werden, kann sie der Datendieb nicht entschlüsseln, also nicht lesen. Nach eigenen Angaben besitzt nicht einmal TeamDrive selbst digitale Schlüssel zu den Datenbeständen seiner Kunden; das dürfte den deutschen Anbieter von allen US-Wettbewerbern unterscheiden, die verpflichtet sind, US-Behörden auf Anforderung Kundendaten herauszugeben.
Kostenlos ausprobieren
Zum Ausprobieren kann man TeamDrive kostenlos herunterladen. Für den betrieblichen Einsatz fallen Gebühren ab 5.66 Euro netto pro Monat an, die sämtliche Kosten abdecken. „TeamDrive ist wohl die preisgünstigste Möglichkeit, allen Anforderungen an Gesetze, Datenschutz und Sicherheit einschließlich GoBD und DSGVO zu genügen“, meint TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck.
