Detlef Schmuck: „PDF-Rechnung ausdrucken ist nicht mehr genug. Nur das Digitaldokument zählt – allerdings auch nur, wenn es in einem gesetzeskonformen Dateisystem abgelegt wird.“

Hamburg, 30. Juli 2019 – Eine Rechnung im Portable Document Format (PDF), die man von einem Portal herunterlädt oder per E-Mail erhält und ausdruckt, muss man zwar bezahlen, aber sie stellt keine steuerlich abzugsfähige Rechnung dar. Darauf weist die TeamDrive Systems GmbH (Hamburg) hin, die diese „PDF-Falle“ eigenen Angaben zufolge vor allem bei Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinbetrieben sehr häufig vorfindet. „Seit dem Jahr 2015 gelten in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD“, erläutert TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck, und sagt: „Bei der Einführung unseres GoBD-konformen Datei- und Dokumentenmanagementsystems TeamDrive stellen wir oftmals fest, dass die GoBD-Grundsätze nicht eingehalten werden, teilweise sogar nicht einmal bekannt sind.“

Wer das mit einem Schulterzucken quittiert, verkennt, dass die Arglosigkeit verheerende Folgen bei der nächsten Betriebsprüfung haben kann, warnt TeamDrive. Da die PDF-Rechnungen durchweg ungültig sind, würden sie durch die Finanzbehörden nicht anerkannt und der zu versteuernde Gewinn steigt entsprechend an. „Werden die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung weithin missachtet, kann das Finanzamt die Einkünfte einfach schätzen und somit die Steuerschuld beinahe willkürlich festlegen“, gibt Detlef Schmuck zu bedenken.

Gültige PDF-Rechnungen liegen nur vor, wenn die Dateien digital aufbewahrt werden, klärt TeamDrive auf. Allerdings werden auch an die digitalen Aufbewahrungssysteme hohe Anforderungen durch die Finanzbehörden gestellt. Einfach alle PDF-Dateien in einem PC-Ordner ablegen, genügt nicht. Vielmehr muss ein Dateiverwaltungs- und Datenmanagementsystem eingesetzt werden, das den Grundsätzen der GoBD genügt, mahnt die TeamDrive Systems GmbH, die unter www.teamdrive.de eine solche Software anbietet. Das gilt übrigens nicht nur für den Empfänger einer Rechnung, sondern auch für den Absender. Egal, ob die Rechnung in Word, Excel oder einem anderen Programm generiert wird, muss sie ebenfalls gemäß GoBD unveränderbar gespeichert werden.

Das Dateimanagement ist von hoher Bedeutung, weil eine ordnungsgemäße digitale Buchhaltung nicht nur das Rechnungswesen umfasst, sondern auch Angebote, Kalkulationen, Leistungsnachweise, Abrechnungen und alle anderen Informationen, die Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung haben können. „Im Grunde muss man alle betrieblichen Dateien GoBD-konform speichern“, resümiert TeamDrive-Chef Detlef Schmuck.

Es geht auch mit wenig Aufwand

Für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer stellt sich regelmäßig die Frage, wie sie den Anforderungen der GoBD genügen können, ohne im Aufwand zu versinken. Die Anschaffung einer teuren betriebswirtschaftlichen Software oder gar eines komplexen Systems für „Enterprise Resource Planning“ (ERP) ist dafür nicht erforderlich, widerspricht Schmuck den Verkaufsargumenten vieler ERP-Hersteller. „Es gibt Alternativen, die um ein Vielfaches preiswerter sind und dennoch den steuergesetzlichen Vorgaben entsprechen“, sagt der TeamDrive-Chef.

Abhilfe schafft ein Datenmanagement- und Archivierungssystem, das einfach unter alle bestehenden Geschäftsprozesse und alle Dateiverwaltungsvorgänge gelegt wird. Wichtig dabei ist, dass alle Dokumente revisionssicher abgelegt werden können, also im Sinne des Finanzamts wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden. Es werden also weder die Programme noch die Abläufe maßgeblich geändert, sondern alles findet wie zuvor statt, „nur“ eben auf Grundlage einer GoBD-konformen Dateiverwaltung.

Viele Unternehmen erstellen zum Beispiel Rechnungen mit Word oder Excel. Das geht auch künftig, solange durch die Dateiverwaltung jede Veränderung später nachvollziehbar ist, das heißt jede Version der Excel- oder Word-Datei manipulationssicher aufbewahrt wird. Hierzu muss das Dateisystem über einen unlöschbaren Audit Trail verfügen, also eine Historie die Nachvollziehbarkeit garantieren. Gleichzeitig bedarf es eines Modus, der gewährleistet, dass einmal abgelegte Dokumente unveränderbar sind, oder anders ausgedrückt, dass bei jeder Änderung eine neue Version gespeichert wird. Das alles kann von modernen Datenmanagementsystemen geleistet werden.

Allerdings muss ein solches System nicht nur der GoBD entsprechen, sondern auch der DSGVO, also der Datenschutz-Grundverordnung. Letztlich ist für ein deutsches Unternehmen unabhängig von der Betriebsgröße nur eine Dateiverwaltung akzeptabel, die GoBD- und DSGVO-konform ist. Damit ist die Auswahl relativ klein.