Clouds für Behörden: Vorteile von Cloud-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung

Die Digitalisierung schreitet auch in der öffentlichen Verwaltung voran. Webbasierte IT-Anwendungen und Clouds in Behörden vereinfachen die interne und externe Kommunikation und sorgen damit für einen effizienteren Arbeitsalltag. Neben den Chancen und Risiken von Cloud Computing gibt dieser Artikel einen Überblick über konkrete Anwendungsmöglichkeiten.

Digitalisierung und Clouds in der öffentlichen Verwaltung

Insbesondere die Corona-Krise hat noch einmal verdeutlicht, wie wichtig die digitale Erreichbarkeit für öffentliche Behörden ist. Aber auch unabhängig von der Pandemie gibt es zahlreiche Gründe, warum Bürgerinnen und Bürger mit Ämtern in Kontakt stehen. Dazu zählen das Melden von Wohnungsumzügen, Hochzeiten, die Abgabe von steuerlichen Unterlagen oder das Beantragen von Sozialleistungen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Informationsfluss zwischen den einzelnen Ämtern und Behörden problemlos funktioniert. Nur so lassen sich Daten auf Bundesebene bündeln und moderne Infrastrukturen schaffen. IT-Abteilungen stellen in den meisten Behörden einen eigenen Arbeitsbereich da. Das zeigt: Die Digitalisierung des Staates ist nicht mehr aufzuhalten und bedarf einer flexiblen, effizienten und sicheren Gestaltung.

Cloud Computing in Behörden: Chancen und Risiken

Cloud-Dienste im öffentlichen Sektor bergen sowohl Chancen als auch Risiken. Für eine bessere Übersicht werden diese im Folgenden stichpunktartig gegenübergestellt. Sie beziehen sich insbesondere auf die Verfahren innerhalb der Behörden.

Risiken von Clouds in Behörden

Chancen von Cloud-Lösungen in Ämtern

Cloud Computing in Behörden weist auf technischer Ebene viele Vorteile und Nachteile auf. Die alltäglichen Anwendungsfälle bleiben davon unberührt, denn in Behörden lassen sich Clouds auf unterschiedliche Art sinnvoll nutzen.

Anwendungsmöglichkeiten von Clouds für Behörden

Mit Cloud Computing geht insbesondere die Digitalisierung analoger Formulare und Dokumente einher. Das heißt, dass die vielen Arbeitsschritte, die beispielsweise bei einer Ummeldung stattfinden, nicht weiter händisch auszuführen sind.

Das digitale und dezentrale Speichern von Informationen in einer Cloud beugt dem Verlust von Unterlagen vor. Außerdem können Anträge zeitgleich von verschiedenen Sachbearbeitern abgerufen werden. Diese Dokumente lassen sich dadurch schneller bearbeiten. Das zahlt sich bei juristischen Angelegenheiten aus, etwa bei Strafverfolgungsverfahren, wenn Behörden bestimmte Unterlagen bereitstellen müssen.

Denn durch Cloud Computing beschleunigt sich Kommunikation auch über die internen Behördengrenzen hinweg. Das Digitalisieren von Papierdokumenten, die nicht ständig ausgedruckt werden müssen, ist ein Schritt zum papierlosen Büro leistet einen Beitrag zum nachhaltigen Umweltschutz. In der Kommunikation zwischen Ämtern und Bürgern spielen Cloud-Dienste ihre Vorteile aus, weil öffentliche Dienstleistungen digital organisiert sind. Das gilt auch für den Austausch von Behörden mit anderen externen Stakeholdern.

Digitale Kommunikation ermöglicht eine sehr dynamische Kommunikation, weil Interaktionen unabhängig von Ort und Öffnungszeiten stattfinden können. Einmal gespeicherte Daten lassen sich darüber hinaus einfach und schnell pflegen und aktualisieren.

Anforderungen an Cloud-Lösungen für Behörden

Wenn Cloud-Lösungen in Behörden des Bundes oder in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommen, ist es notwendig, dass diese Services ganz besondere Anforderungen erfüllen. Datensicherheit und Datenschutz in der Cloud stehen dabei an der ersten Stelle. Das Verarbeiten von personenbezogenen Daten auf Cloud-Servern außerhalb von Staaten der Europäischen Union ist laut Bundesdatenschutzgesetz nur in Ausnahmefällen gestattet. Insbesondere amerikanische Anbieter wie Amazon oder Google sind mit ihren Sicherheitsstandards als Cloud-Lösung für Behörden genau zu prüfen.

Team Drive bietet mit einer hochsicheren Cloud-Technologie eine preiswerte und skalierbare Lösung für öffentliche Einrichtungen an. Sie ermöglicht den sicheren Datenaustausch und die Datenspeicherung in der Cloud. Der Datenaustausch erfolgt immer über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ist DSGVO-zertifiziert.

Außerdem unterliegt das Speichern von Informationen in der Cloud der Zero-Knowledge-Architektur. Das heißt, dass TeamDrive keinen Zugriff auf jegliche Daten erhält. Damit ist die Nutzung einer Cloud für den vertraulichen Datenaustausch und die Arbeit mit personenbezogenen Daten von Bürgerinnen und Bürgern jederzeit datenschutzkonform. Durch den modularen Charakter ist eine individualisierte Anpassung an die Bedürfnisse einer Behörde möglich. Ohne Mehraufwand lassen sich dadurch Kosten einsparen.

Sie suchen nach einer sicheren und praktikablen Cloud-Lösung, um vertrauliche oder personenbezogene Daten zu verarbeiten? Dann informieren Sie sich jetzt über die Vorteile von TeamDrive als Cloud für Behörden, Ämter oder die öffentliche Verwaltung.