Wie sicher ist der neue Smart Workspace von Dropbox?

Dropbox hat ein neues Tool namens „Smart Workspace“ eingeführt. Die Plattform soll das vernetzte Arbeiten im Unternehmen verbessern. Handelt es sich bei dieser Funktion um eine Neuerung und ein smartes Konzept?

Smart-Workspace: Ziel ist bessere Zusammenarbeit

Dropbox stellte im Herbst 2019 eine digitale Umgebung mit neuen Funktionen vor – den „Smart Workspace“. Es handelt sich bei diesem Tool um einen intelligenten Arbeitsplatz. Damit können Mitarbeiter in einem Unternehmen mit ihren Kollegen im Team zusammenarbeiten. Der Workspace macht das Speichern und Teilen von Ordnern mit anderen Mitarbeitern möglich. Außerdem können gemeinsame Aufgaben als Team erstellt werden. Ein Blick in den Terminkalender der Kollegen verschafft einen Überblick, wer wann verfügbar ist.

Dropbox bietet mit dem Workspace die Möglichkeit an, dass Ordner und Inhalte innerhalb einer Unternehmensabteilung für alle einfacher zugänglich sind. Darüber hinaus hat Dropbox eine neue Desktop-App angekündigt, die gleichzeitig als virtueller Arbeitsplatz für Nutzer zur Verfügung steht. Dropbox greift dafür auf bestehende Tools wie Slack oder Microsoft Office zurück. Im Workspace werden diese Apps auf einem virtuellen Laufwerk gebündelt. Dadurch sollen sich die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und auch die Produktivität steigen. Ziel von Dropbox ist mehr Übersicht und Ordnung für die Flut an Informationen, die das Arbeitsleben täglich bereithält.

Das Konzept sieht vor, Kommunikationskanäle zu reduzieren und den ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Tools zu verringern. Dropbox sieht den Vorteil ihrer neuen Cloud-Lösung darin, dass Mitarbeiter in Echtzeit auf dem aktuellen Stand sind, wenn sie im Team zusammenarbeiten. Wir schauen uns im nächsten Abschnitt die Funktionen etwas genauer an und werfen einen Blick auf die App von Dropbox.

So funktioniert der Smart Workspace von Dropbox

Für den digitalen Arbeitsplatz hat Dropbox die Anwendung „Spaces“ entwickelt. Sie ist auch in der neuen Desktop-App für die Nutzer verfügbar. Die Inhalte einzelner Mitarbeiter oder Teams sind in Ordnern gespeichert, die wiederum in bestehende und bereits vernetzte Arbeitsbereiche integriert werden. Dadurch ist der Austausch von Terminen, Projektverläufen und einzelnen Dateien möglich – innerhalb von Sekunden.

Die App von Dropbox ist die zentrale Umgebung, die alle anderen Plattformen und Kommunikationskanäle zusammenbringt. Das hat den Vorteil, dass jeder einzelne Nutzer weiterhin mit seinen bevorzugten Anwendungen arbeiten kann. Im Workspace stehen zeitgleich für alle Mitarbeiter alle Informationen zu aktuellen Meetings, bearbeiteten Dokumente sowie ein Überblick der Team-Aktivitäten zur Verfügung. Darüber hinaus bietet Dropbox auch eine integrierte Suche nach Bildern an, die andere Nutzer in der Cloud speichern und bereitstellen können.

Anwendungsmöglichkeiten der Dropbox-Neuerung

Der Workspace von Dropbox wird durch eine weitere Tab-Funktion ergänzt. Nutzer haben hier Zugriff auf die persönlichen Daten und erhalten Empfehlungen und Vorschläge für den laufenden Arbeitsprozess. Diese automatische Zusammenfassung ist allerdings nur dann verwendbar, wenn dieser Bereich der Plattform häufig benutzt wird.

Die Konsole für Unternehmen

Ein weiterer Teil von Dropbox-Business ist die Konsole für Unternehmen. Diese haben damit die Möglichkeit, ihre eigenen Dateien langfristig besser zu überblicken. Sie können die Inhalte unter Berücksichtigung der aktuellen Datenschutzrichtlinien überwachen. Die Anwendung der Dropbox unterstützt das strategische Datenmanagement in Firmen und sicher Compliance-Anforderungen. Dazu zählen etwa das Speichern und Verwalten von Dateien über sehr lange Zeiträume.

Dropbox Paper

Zusätzlich integriert Dropbox ein Tool, um Wissen zu dokumentieren. Mit „Dropbox Paper“ können Anwender direkt auf der Plattform von Dropbox ihre Dokumente erstellen und sie automatisch speichern. Vom Prinzip her ähnelt die Anwendung der Cloud-Lösung Google Drive.

HelloSign

„HelloSign“ ist eine weitere Applikation in der Software von Dropbox. Damit können Dokumente durch User mit einer digitalen Unterschrift versehen werden. Der neue Workspace von Dropbox besitzt ebenfalls einen direkten Zugang zu Programmen für Videokonferenzen. Mitarbeiter können gemeinsam über die App einen Termin vereinbaren und mit wenigen Klicks innerhalb von Sekunden eine Video-Session starten. Als Arbeitnehmer in einem digitalen Arbeitsumfeld kennen Sie vermutlich viele der hier vorgestellten Alternativen. Cloud Computing als Voraussetzung für Remote-Work, kollaboratives Arbeiten oder papierlose Büros bestimmen mehr denn je unseren beruflichen Alltag. Systeme, wie das von Dropbox vereinen häufig mehrere Tools in einer Software.

Eine wichtige Rolle spielen dabei die Themen Datensicherheit und Datenschutz. In einer Firma bearbeiten Angestellte täglich unzählige Dateien, die teilweise sensible Inhalte haben. Sie müssen diese Inhalte immer verschlüsselt senden und speichern können. Deshalb schauen wir uns an, ob die Sicherheit von Daten im Cloud-Speicher gewährleistet ist und Anwendungen von Dropbox Business den Zugriff durch Fremde verhindern können.

Ist die neue Dropbox mit Cloud-Speicher sicher?

Es existiert eine Reihe von Cloud-Diensten, die verschiedene Services zum Datenaustausch anbieten. Neben den Tools von Google (Google Drive) und Microsoft OneDrive gehört die Dropbox-App seit vielen Jahren zu den Anbietern mit der größten Verbreitung. Viele Nutzer sichern ihre privaten Daten auf dem kostenlosen Speicherplatz in der Dropbox.

Die Ansprüche an die Sicherheit der Daten fallen dabei sehr unterschiedlich aus. Standardmäßig bieten viele Cloud-Anbieter leider keine ausreichende Verschlüsselung wie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an. Meist verschlüsseln die Cloud-Dienste ihre Daten selbst und könnten sie in bestimmten Fällen an Dritte herausgeben. Denn die Schlüssel befinden sich in der Hand der Anbieter, die darüber auch entscheiden.

Viele Server von Dropbox sind in den USA stationiert. Durch den gesetzlichen „Cloud-Act“ ist es möglich, dass die jeweiligen Cloud-Anbieter personenbezogene Daten von Nutzern an Dritte herausgeben, wenn beispielsweise eine Strafverfolgung läuft. Diese Verpflichtung besteht immer, sobald sich der Speicherplatz eines Cloud-Anbieters in den Vereinigten Staaten befindet. Es spielt hierbei dann auch keinerlei Rolle, ob es sich um verschlüsselte Dateien handelt. Bei einer Abfrage von Behörden ist es Dropbox nicht mehr möglich, diese Daten vollständig zu schützen.

Sicherheit ist mehr als einfaches Verschlüsseln von Dateien

Erst ab einem bestimmten Umfang der Nutzung besteht bei Dropbox die Gelegenheit, den Speicherort für die verschlüsselten Daten in ein europäisches Rechenzentrum zu verlagern. Es handelt sich hier nicht um eine standardisierte Funktion des Tools. Liegen personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union, wird es kritisch. Die hohen Sicherheitsauflagen der DSGVO greifen dann nicht mehr komplett. Unbefugte Dritte haben leichtes Spiel, auf diese Dateien und persönlichen Inhalte zuzugreifen.

Hinzu kommt ein weiteres Sicherheitsrisiko durch Hacker-Angriffe. Es ist bekannt, dass Dropbox bereits mehrfach als Ziel von Cyber-Kriminalität auserkoren wurde. Das Ausmaß der Schäden ist erst nach und nach bekannt geworden. Tausende Daten wie E-Mail-Adressen und dazugehörige Passwörter einer großen Anzahl von Dropbox-Kunden wurden gestohlen, obwohl sie im Glauben waren, durch ein sicheres Passwort die eigenen Daten zu schützen.

Datenschutz beim Cloud-Speicher als Entscheidungskriterium

Datenschutz bei der Teamarbeit muss höchste Priorität besitzen. Neue Arbeitsplattformen und Tools sind häufig sehr attraktiv. Abteilungen möchten Dateien schneller austauschen und überall darauf zugreifen können. Deshalb verwundert es nicht, dass die Angebote für Cloud-Speicher-Dienste auf dem Markt zunehmen.

Die wichtigste Funktion dieser Programme ist die Datensicherheit. Hier geht es nicht nur darum, alle Daten mit Passwort und verschlüsselt zu speichern. Ein Online-Speicher sollte eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine zweistufige Überprüfung bei einem Login beinhalten. Das ist besonders für Projekte relevant, die mit anderen Unternehmen umgesetzt werden. Denn sensible Daten dürfen nicht in falsche Hände geraten, sonst drohen wirtschaftliche und persönliche Schäden.

Fazit

Sicherheit ist eine sehr vielsichtige und fassettenreiche Herausforderung. Dropbox genügt in vielen Punkten nicht den europäischen Anforderungen zum Speichern von personenbezogenen Daten. Sie sollten sich daher genau überlegen, welche Daten Sie in der Dropbox speichern.

TeamDrive ist daher eine Dropbox-Alternative, bei der Sicherheit großgeschrieben wird. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Speicherung der Cloud-Daten auf deutschen Servern gewährleisten alle Anforderungen der DSGVO. Weitere Vorteile wie ein umfangreicher Schutz vor Viren, automatische Datensicherungen und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglichen die Sicherheit Ihrer unternehmerischen Daten. Und das alles zu einem unschlagbaren Preis!