Die gesetzlichen Anforderungen für die revisionssichere Archivierung regeln, wie Dokumente und Belege in einem Unternehmen aufzubewahren sind. Wir erklären Ihnen, worauf Sie dabei achten müssen.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf den Aspekt der Sicherheit bei einer Revision. Eine Revision umfasst die Überprüfung von gespeicherten Belegen in einem Unternehmen. Dabei erfolgt die Rückschau auf einen definierten vergangenen Zeitraum. Damit eine Prüfung sachgerecht und vollständig abläuft, ist es notwendig, dass alle Unterlagen original vorliegen. Die revisionssichere Archivierung stellt die Unveränderlichkeit von Dateien sicher und gewährleistet so Revisionssicherheit. Dokumente zu manipulieren, ist dadurch ausgeschlossen.
Unterlagen revisionssicher zu archivieren, ist die Voraussetzung zur Erfüllung von gesetzlichen Bestimmungen der GoBD. Bei einer betrieblichen Kontrolle oder Steuerprüfung benötigen Wirtschaftsprüfer, Sachverständige und Finanzbeamte vollständige und nachvollziehbare Belege. Archivierte Dokumente sind in elektronischer Form revisionssicher aufzubewahren, dass Prüfer sie nach mehreren Jahren noch nachvollziehbar einsehen können.
Die Richtlinien der GoBD zur Revisionssicherheit gelten für alle Archivierungen. Es spielt keine Rolle, ob es sich dabei um physische oder elektronische Dokumente handelt. Dazu zählen Unterlagen zum Gewerbe, Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Geschäftsberichte, Verträge oder Aufzeichnungen. Unternehmen besitzen die Pflicht, ein revisionssicheres Archiv zu führen.
Übersicht der Grundsätze einer rechtssicheren Archivierung
Die Archivierung von Unterlagen richtet sich nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die folgende Liste umfasst übersichtlich die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben für ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement.
Die aufbewahrungspflichtigen Dokumente müssen:
- richtig und vollständig sein.
- zeitnah erfasst sein.
- Gesamtprozesse sichern.
- Verfahren und Prozesse dokumentieren.
- verlustsicher sein.
- vor nachträglichen Änderungen sicher sein.
- nur durch Berechtigte nutzbar sein.
- Aufbewahrungsfristen einhalten.
- nachvollziehbar und prüfbar sein.
- geordnet vorliegen.
Die Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung sind in den GoBD zu finden.
GoBD regelt die Revisionssicherheit
Die GoBD regeln die Anforderungen für die revisionssichere Archivierung. Das Bundesfinanzministerium rief die Vorschriften 2015 ins Leben und erweiterte Anfang 2020 die Vorgaben der GoBD zur Archivierung von Dokumenten. Neu ist die Option der elektronischen Archivierung in einer Cloud und das Scannen von Belegen mit dem Smartphone. Weitere Grundsätze für ein GoBD-konformes Archiv finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB §239 und §257) und in der Abgabenordnung (AO §146 und §147).
Wer ist zur revisionssicheren Aufbewahrung verpflichtet?
Die Richtlinien für die elektronische Archivierung von Dokumenten gelten ohne Ausnahme für alle Unternehmen in Deutschland, die Gewinne erzielen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein kleines Gewerbe oder einen Konzern handelt. Auch Freiberufler und Selbständige kommen an der revisionssicheren Archivierung nicht vorbei. Die regelkonforme Archivierung sieht eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren vor.
Mit welcher Methode dabei der Gewinn ermittelt wird, ist irrelevant. Sobald ein Unternehmer verpflichtet ist, Umsatzsteuer zu zahlen, muss er die Anforderungen zum Speichern und revisionssicheren Aufbewahren auch erfüllen.
Ausgeschlossen sind Privatpersonen und Berufstätige im Angestelltenverhältnis, solange sie keine eigenen Einkünfte aus Gewinnen durch ein Gewerbe erzielen. Auf ein revisionssicheres Archiv verzichten können auch Personen, die Grundstücke oder Immobilien verpachten oder vermieten. Sie fallen auch in den Privatbereich.
Wer trägt Verantwortung für Revisionssicherheit im Unternehmen?
Dokumente korrekt zu archivieren und Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten, ist in jedem Unternehmen zuerst eine Aufgabe für die Geschäftsführung. Darüber hinaus verantworten die Mitarbeitenden in Abteilungen mit Verwaltungsaufgaben die Arbeit ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme. Sie archivieren Unterlagen in Papierform und zunehmend auch digitale Dokumente revisionssicher im Archivsystem des Unternehmens. Zu den weiteren Tätigkeiten der Buchhaltung gehören die digitale Archivierung steuerrelevanter Dokumente und die Verfahrensdokumentation.
Auch IT-Abteilungen stehen in der Pflicht. Sie richten elektronische Dateispeichersysteme ein oder installieren neue Software zur Aufzeichnung von Informationen für die Revisionssicherheit.
Grundsätzlich ist jedoch jeder Mitarbeitende im Betrieb verantwortlich und verpflichtet, Dokumente und Informationen nach betrieblichen Vorgaben richtig zu archivieren. Sobald Angestellte eine Rechnung im Postfach vorfinden oder eine Geschäftsreise nachweisen möchten, rückt die Aufbewahrung der Dokumente in den Mittelpunkt. Sie sind dazu verpflichtet, die Belege mindestens an die verantwortliche Abteilung weiterzuleiten. Deutlich wird, dass jede Person im Unternehmen sich darum kümmern muss, dass Daten revisionssicher archiviert werden.
Wie funktioniert revisionssichere Dokumentation?
Um Revisionssicherheit zu gewährleisten, stehen Unternehmen vor einer Reihe von Aufgaben. Die folgende Übersicht listet noch einmal zusammenfassend Maßnahmen auf, die im Rahmen der Dokumentation und Archivierung volle Aufmerksamkeit verdienen.
- Aufbewahrungspflicht für mindestens zehn Jahre
- Dokumentation aller steuerrelevanter Prozesse
- Erstellung von Verfahrensdokumentationen
- Erfassung der verwendeten Software für die Buchhaltung
- Dokumentation personeller Zuständigkeiten
- ordnungsgemäße Aufbewahrung von Belegen (mit Belegnummern)
- zeitnahe Erfassung von Geschäftsprozessen und -vorfällen
- regelmäßige Kontrolle der GoBD-konformen digitalen Archivierung
- Aufbewahrung aller geschäftlichen Dokumente in einem Archivsystem (vollständig, sicher, korrekt, ordentlich, nachvollziehbar)
- ausreichende Sicherheitsvorkehrungen gegen mögliche Datenverluste
Fallstricke der elektronischen Archivierung
Doch was passiert, wenn aufbewahrungspflichtige Dokumente nicht revisionssicher archiviert werden oder Informationen sogar verschwinden? Fehlt ein elektronisches Archiv und eine GoBD-konforme Archivierung, schätzen Finanzbeamte die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens. Demzufolge weicht auch der ermittelte Gewinn von der Realität ab, weil er höher ausfällt. Rückwirkend entstehen daraus hohe Steuernachzahlungen. Sorgen Sie deshalb immer dafür, dass Informationen revisionssicher archiviert sind, damit sie bei Prüfungen anerkannt werden.
Wo werden Informationen revisionssicher archiviert?
Das papierlose Büro, E-Mail-Archivierung und elektronische Archivsysteme gehören inzwischen zu unserem Arbeitsalltag. Um Revisionssicherheit zu gewährleisten und Anforderungen für revisionssicheres Speichern zu erfüllen, müssen deshalb Unterlagen richtig archiviert werden. Welche Speicherorte kommen für digitale Dokumente in Frage?
Neben stationären Dateiordnern erlauben die GoBD auch die Sicherung von Daten in der Cloud. Voraussetzung für die Nutzung der Cloud ist Datensicherheit. Außerdem müssen Änderungen von Unterlagen lückenlos nachvollziehbar bleiben. Die Aufbewahrungsfristen in TeamDrive sind individuell konfigurierbar.
Die Software von TeamDrive macht es also möglich, alle Anforderungen der revisionssicheren Archivierung zu erfüllen. Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erhalten nur Berechtigte einen Zugriff auf vertrauliche Unternehmensdaten und Dokumente in der Cloud. Das Manipulieren oder Löschen von wichtigen Informationen ist dadurch unmöglich.
Ein intelligentes Speichersystem sorgt zusätzlich dafür, dass jede Dateiversion sicher abgespeichert wird und rückwirkend prüfbar bleibt. Doch wie kann die Revisionssicherheit hier sichergestellt werden? Eine Lösung bietet die Historie und der nicht löschbare Audit Trail von TeamDrive. Er archiviert alle Unternehmensvorfälle und steuerrelevanten Geschäftsprozesse.
