Backup – So funktioniert die Datensicherung

Wer mit Daten arbeitet, muss der Datensicherung höchste Priorität einräumen. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die bei Problemen einen Datenverlust beklagen müssen. Ein regelmäßiges Backup ist die Lösung.

Das Wichtigste in Kürze:

regelmäßige Backups sind unerlässlich: Ohne regelmäßige Datensicherungen können wichtige Dokumente bei Hardware-Ausfällen, Cyberangriffen oder versehentlichem Löschen unwiederbringlich verloren gehen.

automatisierte Backup-Methoden bieten Sicherheit: Automatisierte Lösungen wie TeamDrive erstellen periodisch Snapshots Ihrer Daten und ermöglichen eine schnelle Wiederherstellung im Notfall.

cloudbasierte Backups schützen vor lokalen Risiken: Die Speicherung von Backups in der Cloud schützt vor physischen Schäden wie Feuer oder Diebstahl und gewährleistet den Zugriff auf Daten von überall.

Was ist ein Backup?

Ein Backup ist eine Sicherheitskopie, die automatisch durch eine Software oder manuell durch einen Anwender erstellt wird. Das Duplikat umfasst einen Datenstand, der regelmäßig auf dem Computer, auf einer externen Festplatte, in einer Cloud oder auf einem einfachen USB-Stick gespeichert wird. Die Sicherheitskopie ist in der englischen Sprache als Backup bekannt, was auch hierzulande mittlerweile ein gebräuchlicher Ausdruck ist. Eine weiterer Terminus für die Wiederherstellung von Daten lautet Restore.

Bei einem Systemausfall, bei Datendiebstahl, nach Hardware-Abstürzen oder versehentlichen Löschvorgängen lässt sich der Datenstand der letzten Speicherung mit einem einfachen Schritt wiederherstellen. Dieser Vorgang begründet die Absicht und den Zweck von Backups. Die regelmäßige und vollständige Sicherung von Daten ist gerade für Unternehmen sehr sinnvoll, um Datenverlust vermeiden zu können.

Methoden zur Duplizierung und Sicherung von Backup-Daten

Wer ein Backup anlegen möchte, hat mehrere Methoden zur Auswahl. Die wichtigsten Backup-Methoden im Überblick:

Ein inkrementelles Backup sichert ausschließlich die Daten, die seit dem letzten Backup aktualisiert wurden. Alle anderen Daten, die unverändert blieben, umfasst diese Backup-Methode nicht. Sie unterscheidet sich nochmals in ein ewiges inkrementelles Backup und ein umgekehrtes inkrementelles Backup. Im Gegensatz dazu ist das differentielle Backup eine Variante, bei der alle Dateien kopiert werden, die sich seit dem letzten vollständigen Backup erneuert haben. Das vollständige Backup umfasst entsprechend seiner Bezeichnung eine Speicherung aller Daten in einem System.

Wie wichtig ist ein Backup?

Wer mit Daten arbeitet, hat einen der folgenden Fälle sicher schon einmal selbst erlebt. Der Computer stürzt ab, die Hardware ist defekt oder das Betriebssystem versagt seinen Dienst. Viele Anwender erkennen die Bedeutung eines Backups erst, wenn es bereits zu spät ist. Es ist besser, frühzeitig darüber nachzudenken, in welcher Form eine regelmäßige Kopie der kompletten Datenstände zu erstellen ist.

Anwender, die ihre Daten in einer Sicherheitskopie duplizieren, sind gut auf einen Datenverlust vorbereitet. Ein Backup rettet den aktuellen Arbeitsstand und ermöglicht eine schnelle Wiederaufnahme der Tätigkeit. Ohne eine separate Datenspeicherung sind wichtige Dokumente ersatzlos und für immer verloren. Ein Backup ist also nicht nur eine einfache Datensicherung, sondern auch Datenrettung.

Die automatische Datenspeicherung verläuft meistens unsichtbar im Hintergrund. Die eigentliche Arbeit wird daher nicht beeinflusst oder unterbrochen. Die Dauer für ein Backup ist abhängig vom Datenumfang und der vorhandenen Geschwindigkeit der Internetverbindung. Beträgt die Upload-Geschwindigkeit etwa 2 MBit pro Sekunde, dauert das Hochladen einer Dateigröße von einem Gigabyte ungefähr eine Stunde.

Backup-Lösungen

Es existieren verschiedene Möglichkeiten, ein Backup zu erstellen. Im privaten Umfeld ist die Nutzung von externen Speichermedien weit verbreitet. Das Interesse an der Sicherung von Daten in einer Cloud nimmt jedoch zu. In der Vergangenheit war die klassische Festplatte als Datenträger sehr beliebt. Nutzer erstellten eine Partizipation, um ihre Daten zu duplizieren. Auch ein USB-Stick erweist sich als Option für eine Datensicherung. Mittlerweile sind bestimmte NAS-Server für den privaten Gebrauch erschwinglich und eine sinnvolle Alternative als Backup-Lösung.

Obwohl in den neuen Cloud-Systemen auch automatisierte Varianten zur Datensicherung existieren, sind die externen Datenspeicher noch häufig auf die manuelle Speicherung angewiesen. Hier liegt die Verantwortung beim Nutzer, aktiv seine Daten regelmäßig zu sichern. Diese Sicherungen müssen obendrein noch an einen sicheren Ort zur Aufbewahrung verbracht werden, damit die Datensicherungen im Schadensfall nicht ebenfalls beschädigt sind.

Der Arbeitsablauf in Firmen erfordert jedoch eine Automatisierung bei der Backup-Erstellung. Unternehmen benötigen aufgrund ihrer Größe und einer viel intensiveren Datennutzung daher andere Methoden. Sie wählen demzufolge andere Backup-Lösungen. Vergessen die Mitarbeiter nämlich die ständige Datensicherung, entsteht eine Sicherheitslücke. Daher muss das Backup automatisch erfolgen.

Die beste Backup-Lösung im Unternehmen

Im Falle von schwerwiegenden Soft- oder Hardwarefehlern sowie Hackerangriffen leiten IT-Experten in der Regel eine Disaster Recovery ein. Im Rahmen einer solchen Maßnahme wird nicht nur die defekte Software oder Hardware ersetzt, sondern auch mit der Datenwiederherstellung begonnen. Im Falle der Nutzung eines internen Backups ist es jedoch möglich, dass sogenannte Ransomware Viren auf die angeschlossenen Backup-Medien übergreifen und somit den Zugriff auf diese Daten verhindern. Um ein solches Szenario zu verhindern, setzt eine gute Backup-Lösung auf die regelmäßige Erstellung von Wiederherstellungszeitpunkten, die in einer externen Cloud als Snapshots gespeichert werden. Der Einsatz einer solchen virtuellen Maschine macht es Viren nicht nur unmöglich auf Ihre sensiblen Daten zu zugreifen, sondern erspart Ihnen auch jede Menge Zeit. Denn anders als die manuelle Abspeicherung von Daten auf andere Speichermedien verläuft die Datensicherung in der Cloud in einem vorher definierten Zeitintervall vollkommen automatisch. Auf diese Weise sind Ihre Daten nicht nur stets gesichert und abrufbar, sondern zudem auch noch immer auf dem aktuellen Stand in Ihrer Cloud.

Wie oft ist die Datenspeicherung nötig?

Eine Software für Datenspeicherung sichert automatische Backups mindestens einmal pro Arbeitstag ab. Wie oft ein Backup erfolgen soll, ist vom jeweiligen Arbeitsprozess abhängig. Hier entscheiden Betriebe und Anwender auf Basis ihrer individuellen Bedürfnisse. Wenn oft innerhalb von kurzer Zeit viele Daten bearbeitet werden, ist ein Backup in kürzeren Abständen empfehlenswert. In großen Netzwerken, in denen mehrere Mitarbeiter gemeinsam einen Space oder eine Cloud nutzen, synchronisieren sich die Daten relativ schnell, teilweise sogar in Echtzeit. Liegen die gesicherten Inhalte als Kopie auf einem Backup-Server, ist das ein großer Vorteil. Denn dann ist eine schnelle und sehr aktuelle Datenwiederherstellung gewährleistet.

Eine Backup-Strategie für alle Fälle

Sollte der Ernstfall eintreten, benötigen Sie als Unternehmen eine Strategie, wie sie Datenverlust vermeiden und die Daten schnellstmöglich wiederherstellen. Dazu benötigt es eine Backup-Strategie. Ein Backup-Konzept und ein IT-Notfallhandbuch sind elementare Bestandteile dieser Strategie. Vollständige Backups sind meist teuer und kosten viel Zeit. Zudem ist eine vollständige Sicherung nicht immer sinnvoll, da sich z.B. Viren auch in den Backupdaten befinden können. So sollte bei einem Schadensfall das Computersystem komplett neu aufgesetzt werden, um eine Wiederherstellung der Schadsoftware auf dem Rechner zu vermeiden. Deshalb ist die permanente Sicherung von ausgewählten Daten und Dokumenten im Hintergrund eine zuverlässige und kostengünstige Lösung.

Backups mit TeamDrive

Eine Option für die Datensicherung ist ein Cloud-System wie TeamDrive. Damit besteht eine zuverlässige Möglichkeit, verloren gegangene Daten unversehrt wiederherzustellen. Das damit verbundene Verfahren nennt sich „Point in Time Recovery“ oder kurz PiTR. Dabei werden automatisch und periodisch Snapshots als Zeitpunkt der Reproduktion erstellt.

TeamDrive synchronisiert alle geänderten Daten in überwachten Ordnern sofort nach dem Speichern. Die Daten werden automatisch verschlüsselt und unveränderbar in die Cloud gesichert. Die automatisch erzeugten Schlüssel verbleiben beim Anwender, sodass die Daten in der Cloud vor fremdem Zugriff sicher geschützt sind. Im Falle eines Desasters der betrieblichen Server oder individueller Endgeräte lassen sich alle Dateien vollständig auf den letzten Zeitpunkt der Absicherung wiederherstellen. Wiederherstellungszeitpunkte (Snapshots) die auswählbar sind, können automatisch alle 30 Minuten geschrieben werden. Standardmäßig sind bei TeamDrive die letzten 30 Tage verfügbar. Individuell lässt sich der Zeitraum auf bis zu zehn Jahre Verfügbarkeit anpassen.

Wichtige Daten lassen sich gegen Diebstahl oder Cyberangriffe bestens auf einem Cloud-Server im Internet schützen. Hardware wie einfache USB-Sticks oder tragbare Festplatten stellen nicht nur aufgrund der begrenzten Speicherkapazität keine sinnvolle Alternative dar. Ein Vorreiter für sichere Cloud-Lösungen ist die automatische Backup-Funktion von TeamDrive. Alle Daten in der Cloud werden durch TeamDrive unveränderbar gesichert. Berechtigte Anwender können diese Dateien jederzeit auf ein beliebiges Endgerät zurücksichern.

Authentifizierung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit TeamDrive

Datenschutz gewinnt immer mehr an Bedeutung. Besonders in Unternehmen ist der sensible Umgang mit personenbezogenen Daten eine Grundvoraussetzung. Unverschlüsselte Backups auf z.B. Festplatten sind somit tabu. Zudem stellt die DSGVO besondere Anforderungen an die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten. Damit nicht jeder Zugriff auf diese Daten hat, ist eine Authentifizierung notwendig. Zudem existieren für viele Daten Aufbewahrungsfristen, die überwacht werden müssen. Für all diese Fälle bietet eine Software wie TeamDrive eine individuelle Authentifizierung und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an. Das gilt vor allem auch für die Wiederherstellung von Daten aus dem Backup.